Lenkungsausschuss

Der Begriff Lenkungsausschuss bezeichnet im Projektmanagement das oberste beschlussfassende Gremium einer Projektorganisation (Aufbauorganisation), das die Vertreter möglichst aller Beteiligten am Projekt (stakeholder) – zumindest jedoch den Geschäftsverantwortlichen – umfasst.

Alternative Bezeichnungen sind Steering Committee, Steering Board, Steuerungsausschuss, Lenkungskreis, Steuerungskreis, Controlboard oder auch Entscheidungsgremium.

Von Beginn an sollten die Aufgaben, Verantwortungsbereiche und Zielsetzungen des Lenkungsausschusses festgesetzt werden, wobei seine zwei wesentlichen Funktionen, nämlich die Überwachung der Projektergebnisse und die Ermittlung von Planabweichungen, regelmäßig im Rahmen von Lenkungsausschusssitzungen und Meilenstein-Sitzungen besprochen werden. Um Projekte erfolgreich abwickeln zu können, muss das Projekt in die Unternehmensorganisation integriert werden. Der Erfolg hängt vordergründig davon ab, inwieweit die verantwortlichen Linienmanager in den Prozess des Projektmanagement integriert sind und Aufgaben selbständig übernehmen. Hierzu wird das sogenannte „steering committee“ eingerichtet, in der für eine zeitlich begrenzte Dauer Entscheidungs- sowie Verantwortungsträger zusammengefasst werden, die vom Projekt direkt betroffen sind.

Der Umfang des Ausschusses sollte maximal 6 Personen betragen, wobei der Projektleiter ohne Stimmrecht an Sitzungen teilnimmt. Der Lenkungsausschuss arbeitet als Gremium und nimmt vordergründig die Auftraggeberrolle wahr.

Hauptaufgaben

Folgende Aufgaben werden vom Lenkungsausschuss ausgeführt:

• Formulieren des Projektauftrags inklusive grober Zielsetzungen und geforderter Randbedingungen zur Projektdurchführung
• Ernennen des Projektleiters
• Ressourcenzuteilung
• Projektstopp bzw. -unterbrechung
• Budgetfreigabe und -zuweisung
• Freigabe von Projektphasen
• Festlegen des Beratungsausschuss
• Einordnen des Projekts in die Unternehmensorganisation sowie Vergabe der Leitungsbefugnis an den Projektleiter
• Bestimmung nötiger Projektstufen sowie Zwischenentscheidung beim Erreichen dieser
• Treffen von Entscheidungen, die außerhalb der Kompetenz des Projektleiters liegen
• Setzen von Prioritäten, im Falle von gleichzeitigen Teilaufgaben (Bestimmen der Reihenfolge)
• Unterstützung des Projektleiters
• Durchsetzen übergeordneter Unternehmensinteressen

Aufgrund der Tatsache, dass häufig bereichsübergreifende Entscheidungen getroffen werden müssen, sind im Lenkungsausschuss Mitarbeiter der hierarchischen Spitze anzutreffen. Beispielsweise kann bei einem öffentlichen Projekt der Lenkungskreis aus dem Minister, dem zuständigen Staatssekretär, dem für das Projekt verantwortlichen Abteilungsleiter, dem zuständigen Vorstandsmitglied des Auftragnehmers, dem technischen Direktor und dem Projektleiter bestehen.

Zusammenkünfte des Lenkungsausschusses sollten monatlich stattfinden (max. alle zwei Monate). Anders z. B. die Auffassung bei PRINCE2: die Zusammenkünfte des Lenkungsausschusses richten sich hier nach den Projektphasen, d. h. am Ende jeder Projektphase tritt der Lenkungsausschuss regulär zusammen, um die abgeschlossene Phase abzunehmen und die folgende zu genehmigen. Darüber hinaus kann der Lenkungsausschuss jederzeit bei Bedarf zusammengerufen werden, z. B. um über einen sogenannten Ausnahmebericht oder dringende Change Requests zu entscheiden.

Koordination des Ausschusses

Weiter müssen die formalen Entscheidungskompetenzen (Mehrheitsentscheidung, Konsens) im Vorfeld geklärt werden. Ein weiterer wesentlicher Aspekt ist die Koordination oder Leitung des Ausschusses.

Drei Varianten sind möglich:

• Ein ausgewähltes Mitglied übernimmt die Rolle des Sprechers.
• Ein Mitglied wird zum Vorsitzenden ernannt und entscheidet alleine.
• Gleichberechtigung aller Mitglieder, Entscheidung nach Mehrheits- oder Konsensprinzip.

Siehe auch

• Arbeitsgruppe, Projektgruppe

Literatur

• Dietmar Vahs: Organisation: Einführung in die Organisationstheorie und -praxis. Schäffer-Poeschel Verlag, Stuttgart 2007, ISBN 3-7910-2662-3.
• Manfred Schulte-Zurhausen: Organisation. Franz Vahlen Verlag, München 2002, ISBN 3-800-62825-2.
• Gerold Patzak, Günter Rattay: Projektmanagement: Leitfaden zum Management von Projekten, Projektportfolios und projektorientierten Unternehmen. Linde Verlag, Wien 1998, ISBN 3-8512-2757-3.