Registrierkasse

Eine alte Registrierkasse

Eine moderne Registrierkasse

Eine Registrierkasse ist ein auf den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen spezialisiertes Datenerfassungsgerät. Sie dient zur Abrechnung von Bargeldumsätzen und zur Erstellung von Belegen. Es gibt verschiedene technische Umsetzungen - zu unterscheiden sind vor allem "offene" Systeme (bestehend aus Standard-Hardware, einem Standard-Betriebssystem und einer Kassensoftware) sowie "geschlossene" (oder auch "proprietäre") Systeme (in denen Hard- und Software eine Einheit bilden). Leistungsfähigere Registrierkassen werden oft auch als "Kassensystem" oder "POS-System" ("Point of Sale") vermarktet. In vielen Fällen besteht eine Integration in ein Warenwirtschaftssystem.

Geschichte

Die Registrierkasse wurde im Jahr 1879 von dem Lokalbesitzer James Ritty in Dayton, Ohio, USA erfunden, um den Diebstahl durch sein Personal zu verringern. Der Kern der Erfindung war die Bargeldschublade, die sich nur zum festgelegten Zeitpunkt mit dem für die Registrierkasse typisch gewordenen Klingelgeräusch öffnete.

Ritty erhielt 1883 zusammen mit John Birch das Patent darauf. Seine neu gegründete Firma zur Herstellung von Registrierkassen wurde 1884 von John H. Patterson gekauft, der sie in National Cash Register Company (heute: NCR Corporation) umbenannte. NCR wurde sehr rasch in den USA zum Marktführer und vertrieb das Erfolgsprodukt Registrierkasse bald auch weltweit.

Technik

"Offene" Systeme

Ein "offenes" System (oft auch "PC-Kasse" genannt) besteht aus Kassenhardware und Kassensoftware. Die Kassenhardware ist im Regelfall PC-kompatibel, aber speziell für den Einsatz am Kassenplatz ausgelegt. Weitere Bestandteile der Kassenhardware sind z.B. Bondrucker für den Ausdruck von Belegen, Barcodescanner, Kassenschublade, programmierbare Kassentastatur, Kundenanzeige, EFT-Zahlungsterminal usw. Es werden überwiegend Windows oder Linux als Betriebssystem verwendet. Die Kassensoftware ist eine Anwendung, die als Standard- oder Individualsoftware entwickelt wurde.

Vorteile sind die Unabhängigkeit von Hard- und Software sowie die Verfügbarkeit leistungsfähiger Hardware sowie Werkzeugen wie SQL-Datenbanken. Nachteile sind die Fehleranfälligkeit durch die Komplexität der Hard- und Software, Sicherheitslücken der Standard-Betriebssysteme und die kurzen Produktzyklen der aus dem Consumer-Bereich abgeleiteten Technologien.

"Geschlossene" Systeme

Bei diesen Systemen wird eine speziell für das Gerät entwickelte Hardware verwendet. Die weitere Hardwareausstattung entspricht heute weitgehend der unter den "offenen" Systemen genannten. Die Betriebssysteme sind entweder vom Hersteller selbst entwickelt oder es werden kommerziell verfügbare bzw. Open-Source-Lösungen verwendet. Dabei werden immer häufiger speziell angepasste Linux-Varianten verwendet. Die Kassensoftware ist speziell auf die jeweilige Hardware zugeschnitten und kann nicht ohne weiteres auf einer anderen Hardware eingesetzt werden. Verschiedene Hersteller setzen allerdings in mehreren ihrer Modelle die gleiche Software ein.

Vorteile sind vor allem die hohe Ausfall- und Datensicherheit. Ein Nachteil ist, dass Hard- und Software von einem Anbieter bezogen werden müssen.

Trends

Zur Bedienung der Kassen setzen sich Touchscreens immer weiter durch, da diese flexibler sind als fest beschriftete Tastaturen. Speziell in der Gastronomie wächst der Anteil der tragbaren Kassenterminals, die per Funk mit den stationären Kassen kommunizieren. Dabei gibt es Systeme im 2,4 GHz (WLAN) und im 433-MHz-Band.

Branchen

Je nach Branche, in der die Registrierkasse eingesetzt wird, unterscheiden sich die Anforderungen und dementsprechend die Funktionen erheblich. Grob lässt sich eine Unterteilung in Gastronomie- und Handelslösungen vornehmen.

Gastronomie

In der Gastronomie dienen Registrierkassen nicht nur zur Aufzeichnung der Verkäufe, sondern sind auch als Bestell- und Informationssysteme. Bei diesen Systemen wird in der Regel auf einen Tisch gebucht. Zur Steuerung der Arbeitsabläufe in Küche und Service können verschiedene Arten von Bons auf verschiedenen Druckern (z.B. Theken- und Küchendrucker) oder auch Küchenmonitoren gedruckt bzw. angezeigt werden. Für die Abrechnung der offenen Tische stehen Funktionen wie Zusammenlegen oder Aufteilen von Rechnungen zur Verfügung. Komplexere Systeme bieten zusätzlich Funktionen wie Gutscheinverwaltung, Kundenverwaltung, Statistiken, bargeldloses bezahlen, Anbindung mobiler Bestellterminals usw.

Handel

Je nach Art des Einzelhandels werden sehr unterschiedliche Funktionen gefordert, so müssen z.B. Systeme für den Textileinzelhandel Größen und Farben für verkaufte Artikel verwalten können während Systeme in Bäckereiketten Bestellungen und Retouren erfassen müssen. Die Systeme werden auch genutzt, um die Gewohnheiten und Vorlieben einzelner Kunden zu erfassen. Die meisten im Handel verwendeten Registrierkassen stehen in Verbindung mit einem Warenwirtschaftssystem und der Finanzbuchhaltung. Verkäufe werden überwiegend über Strichcodes erfasst.

Typische Bedienabläufe

Aufgrund der verschiedensten Varianten und Ausstattungen von Registrierkassen sind allgemein gültige Beschreibungen nicht möglich. Typisch sind jedoch folgende Abläufe:

Im Registriervorgang erfasst der Kassierer die Sollposition des Kassiervorgangs. Dabei werden je nach technischer Begebenheit die Einzelpreise der zu registrierenden "Kassierobjekte" (z. B. Waren, Dienstleistungen, Eintrittsgebühr etc.) registriert, oder aber ein Identifikationsmerkmal des Kassierobjektes. In aktuellen Kassensystemen werden im Handel und in der Gastronomie meist Artikelnummern manuell erfasst, Festtasten auf der Kassentastatur oder dem Touchscreen betätigt oder ein Barcode (z. B. EAN-Code) wird zum Erfassen des Kassierobjektes gescannt.

Nach Abschluss des Registriervorgangs, i. d. R. durch Betätigung der Zwischensummentaste, hat die Registrierkasse für den Kassiervorgang die Sollposition ermittelt, die zu zahlen ist und zeigt diese an. Der Kassierer erfasst den gezahlten Betrag in der Kasse, wodurch sich die Sollposition der gelieferten Kassierobjekte und die Ist-Position der Bezahlung in der Kasse ausgleichen.

Alle Kassen weisen bei Überzahlung die Höhe des Wechselgeldes aus. Das Rückgeldzahlungsmittel entspricht dabei nicht zwangsweise dem verwendeten Zahlungsmittel. So wird z. B. bei Wertgutscheinen bei einer Überzahlung regelmäßig in bar zurückgegeben, sofern ein solcher Vorgang nicht vom Herausgeber des Wertgutscheins bzw. von der Akzeptanzstelle ausgeschlossen ist.

Sicherheit

Datensicherheit

Daten von Registrierkassen werden teilweise manipuliert, um Steuerhinterziehung zu ermöglichen. Durch den steigenden behördlichen Druck, Einzeldaten aufzuzeichnen und zur Prüfung bereitzustellen, werden Manipulationen aufwendiger - dazu werden verstärkt Zapper verwendet. Eine Unveränderbarkeit von Daten ist zwar gesetzlich gefordert (§ 146 Abs. 4 AO), kann aber bei digitalen Daten nur durch geeignete technische Verfahren wie Fiskalspeicher oder INSIKA in Verbindung mit einem - momentan nicht vorhandenen - rechtlichen Rahmen gewährleistet werden. Das Problem stellt sich auch bei sonstigen, nicht dokumentierten Eingriffen in die Programmierung der Registrierkasse, Waagen oder bei Taxis durch sog. Zweittaxameter. Die ab 1. Januar 2015 geltenden GoBD lösen das Problem nicht, da dort nur abstrakte Ansätze beschrieben werden, die nur organisatorischer Art sind und - anders als technische Lösungen - keine revisionssichere, also unabänderbare Kasse gem. § 146 Abs.4 AO sicherstellen.

Diebstahl

Je nach Geschäftstyp bleibt außerhalb der Öffnungszeiten des Geschäftes oft eine bestimmte Menge an Wechselgeld in der Registrierkasse. Die allgemeine Empfehlung von Polizei und Versicherungswirtschaft lautet, die Registrierkasse zu leeren und die Lade außerhalb der Öffnungszeiten offen zu lassen. Das würde zwar den Einbruch nicht verhindern, aber einen Schaden an der Kasse selbst (Aufbruch) verringern.

Ausblick

Seit Jahren wird das sog. „Self-Scanning“ propagiert, mit dem der Kunde den Kassiervorgang ohne die Hilfe eines Kassierers selbst abwickeln kann. Sinn und Zweck ist die Personaleinsparung. Self-Scanning-Systeme werden derzeit zum Beispiel bei IKEA und Real-Märkten eingesetzt. Im Zuge der Warenkennzeichnung mit RFID-Chip sind weitreichende Veränderungen zu erwarten.

Steuerliche Aspekte (Deutschland)

Anforderungen

Für die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit einer Kassenbuchführung gelten folgende Grundlagen:

• Abgabenordnung (AO), insbesondere die §§ 145 bis 147 AO,
• BMF-Schreiben vom 26. November 2010 IV A 4 - S 0316/08/10004-07
• BMF-Schreiben vom 9. Januar 1996, IV A 8 – S 0310 – 5/95 (nur noch für nicht „aufrüstbare” Kassen anzuwenden)
• GoBD in der neuen Fassung gelten ab 1. Januar 2015
• Das BMF hat außerdem einen mehrfach aktualisierten Fragen- und Antworten-Katalog zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung veröffentlicht

Die GoBD ersetzen die folgenden bisher gültigen Erlasse:

• Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) vom 7. November 1995 – IV A 8 – S 0316 – 52/95
• Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vom 16. Juli 2001 – IV D 2 – S 0316 – 136/01

PC-Kassen müssen bereits seit dem 1. Januar 2002 sämtliche Einzeldaten eines "gebongten" Geschäftsvorfalls speichern und im Fall einer steuerlichen Außenprüfung in einem maschinell auswertbaren Format zur Verfügung stellen. Wenn ein Kassensystem bauartbedingt die steuerlich relevanten Daten eines Kassenbons nicht elektronisch aufzeichnen und archivieren kann, wird dessen weiterer Einsatz bis zum 31. Dezember 2016 nicht beanstandet. Danach darf es für die steuerliche Einnahmeermittlung nicht mehr eingesetzt werden. Es ist jedoch erforderlich, dass bei der eingesetzten Registrierkasse technisch mögliche Softwareanpassungen oder Speichererweiterungen vorgenommen werden (sog. Aufrüstungsverpflichtung).

Offene Ladenkasse

Bei der sog. "offenen Ladenkasse" (die auch als sog. Schubladenkasse bezeichnet wird) sind die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung - im Gegensatz zur Kassenführung mit Hilfe einer Registrierkasse/PC-Kasse - mit hohem Aufwand verbunden. Das folgt zwingend aus der täglichen Auszählung der Tageslosung und dem täglich zu führenden Kassenbericht mit den aufzubewahrenden Belegen. Auch hier ist prinzipiell die Aufzeichnung eines jeden einzelnen Handelsgeschäftes mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls erforderlich. Zu erfassen sind: Inhalt des Geschäfts, Name, Firma und Adresse des Vertragspartners.

Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung musste nach bisher herrschender Meinung dann nicht erfüllt werden, soweit nachweislich Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkaufen. Diese Ausnahme galt nur im Einzelhandel, also nicht z.B. für Taxis, Schaustellbetriebe und Hotels. Da aber Aufzeichnungen nach § 22 UStG geführt werden müssen, die auch für die Einkommensteuer vorgreiflich sind, besteht immer eine Aufzeichnungspflicht, auch wenn der Kunde namentlich nicht bekannt und der Wert gering ist (Cent-Bereich). Es gibt damit keinen Bereich mehr ohne Aufzeichnungspflicht gemäß § 22 UStG. Diese Aufzeichnungen sind für die Einkommensteuer bindend. Fehlen sie, so ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß i.S.d. § 158 AO. Im Übrigen müssen die Bareinnahmen anhand eines sog. Kassenberichts nachgewiesen werden, in dem sie täglich mit dem Anfangs- und Endbestand der Kasse abgestimmt werden. Für die Anfertigung eines Kassenberichts ist der gesamte geschäftliche Bargeldendbestand einschließlich Hartgeld – unabhängig vom Aufbewahrungsort des Geldes (z.B. Tresorgeld, Handkassen der Kellner, Wechselgeld, Portokasse etc.) - täglich zu zählen. Der Kassenbestand ist sodann rechnerisch um die Entnahmen und Ausgaben zu erhöhen und um die Einlagen zu mindern, so dass sich die Einnahme ergibt. Die Entnahmen, Einlagen und Ausgaben sind durch Belege nachzuweisen. Nur ein in solcher Weise erstellter Kassenbericht ist zulässig. Mit Standardsoftware (z.B. Office-Programme) erstellte Tabellen sind nicht manipulationssicher und entsprechen somit nicht den Vorschriften. Am Markt erhältliche Software wird nur dann als ordnungsgemäß anerkannt, wenn eine nachträgliche Änderung unmöglich bzw. - sofern möglich - mit einem entsprechenden automatisch vom Programm gesetzten Vermerk ersichtlich ist. Darüber hinaus sollte die Ermittlung des Geldbestandes am Ende des Tages (Tageslosung) durch ein sog. Zählprotokoll nachgewiesen werden. Rundungen oder Schätzungen sind unzulässig, da dann die nötige Auszählung widerlegt ist und nur eine rechnerisch geführte Buchkasse geführt worden ist. Sie ist ein Verstoß gegen § 158 AO. Die Aufzeichnungen gemäß § 22 UStG gelten auch für Barerlöse und sind für jede offene Ladenkasse gesondert zu führen, wenn z.B. mehrere Filialen geführt werden oder bei Verkaufsständen auf unterschiedlichen Wochenmärkten. Es ist also nicht möglich, für zwei verschiedene Geschäfte oder Betriebe eine einheitliche Schubladenkasse zu führen. Dann erfolgt eine Hinzuschätzung gem. § 162 AO. Da die Kassenführung wegen dieses formellen Fehlers bei bargeldintensiven Betrieben gegen § 158 AO verstößt, wird er dadurch zum materiellen Fehler und es erfolgt eine Vollschätzung.

Nichtbenutzung der Registrierkasse

Wenn der Geschäftsvorfall nicht bzw. nicht sofort in die Registrierkasse eingegeben wird, so stellt dies bereits eine Steuerhinterziehung dar. Denn die Registrierkasse setzt voraus, dass die Erlöse/Entgelte eingebucht, also registriert werden. Diese Eingabe muss chronologisch erfolgen, so dass der Hinweis auf ein vermeintlich beabsichtigtes Nachbuchen nur eine irrelevante Schutzbehauptung ist. Eine solche Registrierung wird durch Eingabe in den Trainingsspeicher widerlegt. Das wird oft als Azubi-Taste bezeichnet und auf dem Bon als "keine Rechnung", "Inforechnung" oder "Zwischenrechnung" sogar für den Kunden und den Steuerberater transparent. Damit erscheinen diese Umsätze nicht auf dem Z-Bon und damit auch nicht in der Voranmeldung. Bei jeder Kassennachschau oder Betriebsprüfung wird deshalb auch der Trainingsspeicher mit geprüft. Für Dritte ist diese unterlassene Eingabe deutlich daran zu erkennen, dass es keinen Bon gibt. Noch deutlicher wird es, wenn die Registrierkasse offen bleibt, also das Wechselgeld herausgenommen wird, ohne die Erlöse einzugeben, also durch Registrierung zu buchen. Das wird bei der digitalen Prüfung durch das sog. Zeitfenster schnell nachweisbar.

Unveränderbarkeit der Daten (§ 146 Abs. 4 AO)

Die in die Registrierkasse eingegebenen Daten müssen unveränderbar sein (§ 146 Abs. 4 AO), damit die Vermutung des § 158 AO eingreift. Das ist bei digitalen Daten laut GoBD vom Steuerpflichtigen nachzuweisen. Die dort genannten Anforderungen beziehen sich auf organisatorische und technische Lösungen. Dies ist nach dem geltenden System nicht möglich. Das sind aber bisher nur theoretische Vorstellungen, da die GoBD selbst Varianten aufzeigen, dass dies widerlegt wird. Damit fehlt es bisher an der technischen Lösung, die rechtlich den nötigen Rahmen mit der nötigen Rechtssicherheit bietet. Das ist bisher nur bei Taxis z.B. in Hamburg gewährleistet, die freiwillig am INSIKA-Verfahren teilnehmen.

Kein Kassenzwang

Es gibt in Deutschland keine rechtliche Verpflichtung, Bareinnahmen mit Hilfe einer Registrierkasse zu verbuchen. Wird keine Registrierkasse eingesetzt, wird dies als offene Ladenkasse bezeichnet. In Restaurantbetrieben, in denen Belege für Bewirtungskosten ausgestellt werden, ergibt sich eine faktische Registrierkassenpflicht, weil nach dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 21. Nov. 1994 - BStBl 1994 I S. 855 - eine steuerliche Anerkennung des Bewirtungsbelegs nur bei maschineller Erstellung in einer Registrierkasse oder PC-Kasse erfolgt. Bei Umsätzen zu verschiedenen Steuersätzen bei der Umsatzsteuer erleichtert eine Registrierkasse die erforderlichen Aufzeichnungen der Geschäftsvorfälle mit Zuordnung zu den jeweiligen Steuersätzen. Faktisch besteht eine Registrierkassenpflicht, da sonst die Aufzeichnungen gem. § 22 UStG bei den meisten Firmen kaum anders geführt werden können. Eine Schubladenkasse ohne Aufzeichnungen gem. § 22 UStG ist bereits formell fehlerhaft, wenn Entgelte zu verschiedenen Steuersätzen anfallen.

Steuerliche Aspekte (Österreich)

Die gesetzlichen Rahmenbedingungen in Österreich ähneln den deutschen sehr weitgehend. In Österreich wurden die Anforderungen in der Kassenrichtlinie 2012 zusammengefasst und konkretisiert. Es gibt auch in Österreich keine Pflicht zur Verwendung von Registrierkassen, auch dann nicht, wenn der Umsatz 150.000 Euro übersteigt. Es ist aber die vereinfachte Umsatzermittlung durch den sog. "Kassasturz" nicht mehr zulässig, wenn diese Grenze überschritten wird.

In der Kassenrichtlinie findet sich der Ansatz freiwilliger Maßnahmen des Steuerpflichtigen, die über die gesetzlichen Pflichten hinausgehen (insbesondere eine grundsätzliche Belegausgabe mit einer Nummerierung, die eine leichte Kontrolle der Vollständigkeit ermöglicht). Erkenntnisse, in welchem Maße diese Möglichkeit genutzt und ob sie durch die Finanzbehörden in der Praxis anerkannt wird, liegen bisher nicht vor.

Laut Presseberichten sind wesentliche Veränderungen (Registrierkassenpflicht, technische Manipulationssicherungen) im Rahmen einer Steuerreform geplant.

Weblinks

•  Commons: Registrierkasse – Sammlung von Bildern, Videos und Audiodateien
• Film über Registrierkassen - Bochumschau

Literatur

• Erich Huber: Registrierkassen und Kassensysteme im Steuerrecht. LexisNexis, Wien 2012, ISBN 978-3-7007-5360-5