Vordruck

Ein Vordruck (siehe auch Formular) ist ein Schriftstück zur ergänzenden Beschriftung. Vordrucke unterteilt man in Formblätter und Geschäftsdrucksachen. Ist ein Vordruck vollständig ausgefüllt, unterschrieben und abgearbeitet, wird er zur Urkunde. Aufkleber, Broschüren, Visitenkarten usw. sind keine Vordrucke, es sei denn, sie würden ergänzend beschriftet (z. B. bedruckte Aufkleber zur Beschriftung von Datenträgern).

Formblätter und Geschäftsausdruck

Ein Formblatt ist unterteilt in Schreibfelder (z. B. Name), Auswahlfelder (z. B. ja/nein) und Unterschriftsfelder, deren gewünschter Inhalt durch in der Regel maschinenschriftliche Leittexte vorgegeben wird. Der Einsatz von Formblättern dient der standardisierten Erfassung von Daten. Die Zulassung freitextlicher Ergänzungen ist daher in der Regel wenig sinnvoll.

Geschäftsdrucksachen sind Briefbögen, die vorgedruckte Auskünfte (z. B. Firma und Firmenlogo, Anschrift, Bankverbindungen) enthalten. Die Geschäftsdrucksache wird beim Ausdruck in den Drucker eingelegt, ergänzend mit einer Schreibmaschine oder eigenhändig beschrieben. Die ergänzende Beschriftung erfolgt durch den Inhalt des Briefes. Ebenso sind Briefhüllen mit vorgedruckten Informationen Geschäftsdrucksachen. Die ergänzende Beschriftung erfolgt durch die Anschrift. Werden die oben genannten Auskünfte beispielsweise mittels der Kopfzeile in einer Textverarbeitung auf Blankopapier gedruckt, so handelt es sich hierbei nicht um Geschäftsdrucksachen.

Elektronische Vordrucke

Vordrucke gibt es auch in elektronischer Form. Diese werden am PC ausgefüllt, gedruckt und dann unterschrieben. Bei elektronischen Vordrucken kann unter Umständen auch ganz auf eine Unterschrift verzichtet werden, wenn der User sich zunächst einloggen muss und automatisch weitergeleitet wird, und Missbrauch so erschwert wird.

Da der Begriff "elektronischer Vordruck" jedoch an sich widersprüchlich ist, bezeichnet man ihn besser als digitalisiertes Formular.

Arten von Vordrucken

Man unterscheidet Vordrucke in amtliche Vordrucke, genormte Vordrucke und freie Vordrucke.

Amtliche Vordrucke sind Formblätter wie z. B. Mahnbescheide oder auch Steuererklärungen.

Zu den genormten Vordrucken zählen Quittungsblöcke, Geschäftsbriefe oder Fahrtenscheine. Genormte Vordrucke sind für die Verwendung zwischen Bürgern und Unternehmen gedacht. Sie können aber nicht durch den Verwender frei gestaltet werden. Die aufgestellten Normvorgaben geben die Gestaltung des Vordrucks vor.

Bei freien Vordrucken kann der Ersteller oder Auftraggeber den Vordruck selber gestalten. Es sollte jedoch auf eine verständliche und rasche Erfassung von Informationen geachtet werden. Auch die Leittexte müssen passend ausgewählt und angeordnet werden. Zu achten ist ebenfalls darauf, dass der Aufbau mit dem Arbeitsablauf übereinstimmt und dass eine Versendung des Vordrucks weiterhin möglich ist. Hierfür ist besonders auf die normgerechte Gestaltung des Anschriftfeldes und auf die Bezugszeichenzeile zu achten. Auch sollten Loch- und Falzmarkierungen vorhanden sein. Freie Vordrucke sind z.B. Faxbögen, Kurzmitteilungen, Urlaubsanträge oder auch Reisekostenabrechnungen.