Hängeregistratur

Die Hängeregistratur ist eine Form der Registratur von thematisch zusammengehörenden Dokumentensammlungen wie sie beispielsweise im kaufmännischen Bereich bei der Bündelung von Unterlagen zu einem Geschäftsvorgang zusammengefasst werden. Dies kann in gehefteter oder loser Form geschehen. Sie wurde erstmals 1893 auf der Weltausstellung in Chicago präsentiert.

Arten von Hängemappen

Zusammenfassend unterscheidet man zwischen vertikaler und lateraler (= Pendel-)Registratur. Bei der vertikalen Form sind die Sammler hintereinander angeordnet, verschiebbar anzubringende TABs für Inhaltskennzeichnungen (A - Z bzw. Kurztexte) ermöglichen hier einen ersten Überblick, die Pendelsammler werden nebeneinander hängend aufbewahrt, zum Betrachter hin sind solche Hinweise auf der zu ihm zeigenden Schmalseite (vermittels Aufsatzschiene für Beschriftungen) angebracht.

Es gibt unterschiedliche Ausführungen, die mit seitlichen sog. »Nasen« versehen sind. Diese bilden das linke und rechte Ende einer Metallschiene, die durch einen umgeklebten Falz an der Oberseite geschoben werden. Hängehefter sind mit einer einzelnen Schiene ausgestattet, Mappen und Sammler mit jeweils einer Schiene am vorderen und am hinteren Deckel. Die Laufbreite der Hängeregistratur beträgt genau 333 mm. Hängemappen sind in erster Linie für die Aufnahme von Unterlagen im DIN-A-4-Format ausgelegt, es werden auch andersformatige Mappen angeboten beispielsweise für das Format DIN A 3 und Röntgenfilme.

Die normale Hängemappe besteht aus einem gefalteten Kartonblatt, ist seitlich offen und hängt mit dem Falz nach unten. Dieser Falz ist durch weitere Falzungen in diesem Bereich flexibel. Auf einer Schiene können bei der Reiter platziert werden

Hängetasche, seitlich geschlossen mit „Fröschen“

Hängetaschen sind seitlich mit Leinenstreifen (sogenannten »Fröschen«) versehen und geschlossen. Nach einer Faustregel geht man bei Hängemappen von einer durchschnittlichen Füllhöhe von 10 mm aus. Für umfangreichere Sammlungen werden Hängesammler mit eingelegtem Boden (Kunststoff oder eingeklebter starker Karton) für ein Füllvermögen von bis zu 60 mm angeboten.

Hängehefter mit Vollsichtreiter zur Beschriftung

Hängehefter werden wie normale Schnellhefter genutzt, sind aber mit einer mit Hängeschiene ausgestattet. Speziell für diese Anwendung produzierte Schnellhefter haben einen innerhalb einer Markenserie den gleichen Aufdruck wie Hängesammler. Normale Plastik-Schnellhefter werden von verschiedenen Anbietern am Rücken oft mit einer Einschubvorrichtung für eine lose Hängeschiene versehen. Eine detaillierte Organisationsleiste ist dann nicht vorhanden.

Hängeordner sind nutzbar wie normale Aktenordner, das Griffloch zum Ziehen der Akte ist in der Mitte des Rückens angebracht. Die Einhängehaken, aus Kunststoff oder Metallblech, sind klappbar, damit der Ordner auch stehend aufbewahrt werden kann.

Die vertikale Hängeregistratur ist im Gegensatz zur lateralen in erster Linie für die rationelle Bearbeitung laufender Vorgänge geeignet. Die Mappen, Hefter und Ordner können in geeigneten Schubladen des Schreibtisches in Griffnähe der Sachbearbeitung untergebracht werden. Der Zugriff auf die offenen Mappen von oben erleichtert Entnahme und Zwischenablage von Dokumenten. Organisationshinweise wie Inhalt und Terminierungen befinden sich übersichtlich an der oberen Kante des Arbeitsmittels. Im geschlossenen Zustand hat eine Hängemappe eine Breite von etwa 34 cm bei einer Höhe von etwa 25 cm. Aktenschränke mit Flügeltüren bzw. Auszugschubladen und Regale sind im Allgemeinen auf vier Abläufe übereinander eingerichtet, was die Übersicht noch gewährleistet. Was darüber hinausgeht, ist speziell bei aktueller Bearbeitung weniger im Blickfeld angeordnet. Die Hängeregistratur ist für endgültige Archivierungen deshalb nur bedingt geeignet.

Um das Auffinden der Mappen zu erleichtern, können diese mit Reitern versehen werden.

Vertikale Hängeregistraturen

Die meist aus Manilakarton bestehenden Hängemappen sind serienmäßig mit auf einer Schiene verschiebbaren durchsichtigen Kunststoffreitern an der Oberseite versehen. Diese können an einem aufgedruckten Raster gestaffelt verschoben werden und enthalten Kartoneinlagen für die Beschriftung. So sind auch viele Mappen hintereinander gut erkennbar, pro Reihe sind zu zehn Mappen übersichtlich platzierbar.

Hängemappen sind am Falz (Hängehefter) oder am Vorderdeckel (Hängemappe) mit einem Organisationsaufdruck versehen. Er kann zusätzlich zum Fensterreiter mit Inhaltsangabe für Markierungen mit farbigen flachen Kunststoffreitern genutzt werden. Mehrere Hersteller bieten Leisten über die volle Breite an, die einen Papierstreifen z. B. mit Monats- und Tagesangaben für Terminierungen aufnehmen können. Monats- und Tagesangaben lassen sich mit kleinen farbigen Plastikschiebern markieren. Auf solche Leisten kann je nach System einen Sichtreiter mit Inhaltshinweisen gesteckt werden.

Hängemappen ermöglichen den einfachen Zugriff auf Akten für laufende Bearbeitung am Arbeitsplatz. Büroschreibtische sind häufig mit höheren Auszügen für die Aufnahme von Hängerahmen und -gestellen ausgestattet. Die Verwendung von oben offenen Hängemappen ohne Heftzungen ermöglicht bei der Arbeit schnellen Zugriff auf Dokumente bzw. die schnelle Zwischenablage.

In einer Schreibtischschublade können bei normaler Füllung neben- oder hintereinander etwa 80 Mappen Platz finden. Für die Arbeitsplatzregistratur werden meist rollbare Hängewagen genutzt, die bis zu 160 Vorgänge aufnehmen können. Sie sind dann in zwei Ebenen angeordnet, die untere Hängevorrichtung lässt sich seitlich ausziehen.

Laterale Hängeregistraturen

Die lateralen Organisationsmittel werden nicht auf seitlich herausragenden »Nasen« auf Schienen geführt. Sie sind mit einem zentral angebrachten Rückenbeschlag versehen, der die Aufhängung auf eine zum Betrachter hin quer verlaufende Schiene ermöglicht. Dadurch bieten Hefter und Sammler die Seite nach vorne zur Ansicht. Hier lassen sich auch Organisationshilfen (Beschriftung, Terminierung usw.) anbringen. Im Gegensatz zur vertikalen Hängeregistratur können bis zu sechs Ebenen übereinander übersichtlich angeordnet und rationell genutzt werden. Vertikale Einrichtungen erfordern teurere Schubladen- und Auszugsysteme als laterale, bei denen Aktenschränke und -regale mit dem relativ preiswerten Schienensystem ausgerüstet werden können. Es unterstützt damit die bessere Ausnutzung der Grundfläche in einem Raum. Pendelregistraturen sind für Altablagen deshalb besser geeignet. Die bei der vertikalen Hängeregistratur auftretende je nach Inhalt eines Auszuges erhebliche Gewichtsverlagerung entfällt systembedingt. Die Bezeichnung geht darauf zurück, dass nach dem Einhängen in die Führungsschiene die Organisationsmappe in die Ruhestellung pendelt.