Sekretär

Sekretär ist ein Beruf in der Verwaltung mit Schwerpunkt auf Kommunikation. Sekretäre erledigen in der Regel allgemeine Büro- sowie Assistenzaufgaben, insbesondere die Korrespondenz sowie bereichsbezogene kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten.

Wortherkunft

Sekretär (mittellat., später frz. secrétaire) bezeichnete ursprünglich einen „Geheimschreiber“, dann einen Schreiber oder Schriftführer bzw. Schreib- oder Schriftwart. Ein Sekretariat war das Amt eines Sekretärs oder einer Schreiberei, einer Schreibstube oder einer Kanzlei, etwa eines Gerichts- oder Stadtschreibers. Eine weitere Theorie für eine Wortherkunft leitet sich vom lateinischen secretio (‚Absonderung‘) ab.

Ausbildung und Arbeitsbereich

In Deutschland führt üblicherweise eine kaufmännische Berufsausbildung in diesen Beruf im Büro. In Industrie, Handel und Handwerk heißt der Ausbildungsberuf Kaufmann für Bürokommunikation (früher Bürogehilfe), im öffentlichen Dienst Fachangestellter für Bürokommunikation (früher Stenosekretär, Büroassistent). Neben kaufmännischen und im Arbeitsbereich verwaltende Tätigkeiten, sollen Sekretäre hauptsächlich auch allgemeine Büroaufgaben, insbesondere die Korrespondenz betreffend erledigen. Beschäftigt sind sie in den Verwaltungsabteilungen von Unternehmen aller Wirtschaftsbereiche. Aber auch in der öffentlichen Verwaltung, in Verbänden existieren Arbeitsplätze ebenso wie im Gesundheitssektor. Durch spezielle Ausbildungsgänge sowie Weiterbildungsmöglichkeiten können Sekretäre und Sekretärinnen auch zu Fachangestellten in Anwaltskanzleien und Notariaten avancieren. Daneben gibt es die Aufstiegsfortbildung zum Fachkaufmann/-frau für Büromanagement.

Sekretär als Funktion

Sekretäre im Allgemeinen

„Sekretär“ ist hingegen die Funktion, die jemand in der Organisation ausführt. Als Ersten Sekretär bezeichnet man Personen, die in einer Behörde weisungsberechtigt sind. Direktionssekretäre hingegen sind Beamte oder Angestellte, die direkt einem Behördenleiter oder einer Direktion unterstellt sind und diesem assistieren und meistens auch weisungsberechtigt sind.

Sekretäre in der Politik und Öffentlichkeit

Der Generalsekretär und der Parteisekretär führen ebenso wie der Gewerkschaftssekretär Führungsfunktionen in ihrer Partei bzw. Organisation aus. Staatssekretäre sind entweder dem Minister untergeordnete Regierungsmitglieder oder der höchste Beamte im Ministerium oder einer obersten Behörde.

Privatsekretäre

Ein Privatsekretär ist mit der Organisation des Büros einer Führungspersönlichkeit beauftragt und hat dabei meist umfangreiche Sachkenntnisse sowie Befugnisse. In der Regel hat er ein besonders enges Vertrauensverhältnis zum Vorgesetzten und bearbeitet daher auch private oder sehr wichtige Anliegen der höher gestellten Persönlichkeit.

Weitere Formen

• Fremdsprachensekretär
• Rechtssekretär
• Staatssekretär
• Sekretär in Amtsbezeichnungen

Situation in der DDR

Sekretärin 1951

Die Ausbildung zur „geprüften Sekretärin“ bezeichnete in der DDR ein verbindliches Qualifizierungsprogramm zum Erwerb des Befähigungsnachweises als Sekretärin, das mit Wirkung vom 1. Januar 1974 die bis dahin gültige Ausbildungsunterlage ablöste. Entsprechende Lehrgänge wurden an den Volkshochschulen und Betriebsakademien durchgeführt. Grundsätzliche Voraussetzungen zur Teilnahme waren ein Berufsabschluss als Facharbeiter für Schreibtechnik, als Wirtschafts- oder als Finanzkaufmann sowie der Nachweis von 140 Silben/Minute im Fach Stenografie und 250 Anschläge/Minute im Maschinenschreiben. Diese Ausbildung war insbesondere für bewährte Fachkräfte vorgesehen und richtete sich nach einer besonderen Prüfungsordnung. Die obligatorische Stundentafel sah 288 Unterrichtsstunden vor, im Regelfall während eines Jahres an 38 Unterrichtstagen zu absolvieren. Als Belegarbeit war ein vom delegierenden Betrieb vorzuschlagendes Thema zu bearbeiten. An schreibtechnischen Leistungen wurden 160 Silben/Minute und 300 Anschläge/Minute gefordert. Die volkswirtschaftliche Verantwortung für die inhaltliche Gestaltung der Sekretärinnenqualifizierung lag beim Institut für Aus- und Weiterbildung im Bauwesen.

Literatur

• Seidler, Münk: Wir kriegen alles mit. In: Die Zeit vom 19. Oktober 2006 Nr. 43 (Zwei Chefsekretärinnen über Rituale, Manieren und Vertrauen in den Vorzimmern der Macht – ein Streitgespräch)
• Sekretärinnen SERVICE. Fachzeitschrift, GWI Gesellschaft für Wirtschaftsinformation, ISSN 1861-6933

Siehe auch

• Stenotypist
• Schreibbüro
• Euro-Fremdsprachenkorrespondent
• Projektassistenz

Weblinks

 Commons: Sekretär – Sammlung von Bildern, Videos und Audiodateien