Kassenprüfer

Kassenprüfer (in der Schweiz Revisor) bezeichnet ein Amt in einem Verein, eventuell auch in einer Partei, einer Kirchengemeinde oder einer anderen Organisation.

Aufgabe

Ein Kassenprüfer wird, je nach den Bestimmungen der Vereinssatzung, von der Mitgliederversammlung oder einem Kontrollgremium berufen. Er vergewissert sich, ob das Vermögen des Vereins in einem festgelegten Zeitraum ordnungsgemäß verwaltet wurde, und erstattet der Mitgliederversammlung Bericht. Er kontrolliert somit die Tätigkeiten des Vorstands und des Kassenwarts oder Schatzmeisters.

Wirkung

Die in der Regel jährlichen Prüfungen haben folgende Wirkungen:

• Unregelmäßigkeiten werden entdeckt und können zumeist korrigiert werden.
• Die Motivation für den Kassenwart, ordentlich zu arbeiten, kann gegebenenfalls gesteigert werden.
• Das Vertrauen der Mitglieder in den Kassenwart wird gestärkt.

Entlastung

Der Prüfungsbericht ist Entscheidungsgrundlage für die Mitgliederversammlung. Sie befindet, ob der Kassenwart und der gesamte Vorstand des Vereins entlastet werden sollen. Durch die Entlastung spricht die Mitgliederversammlung den entlasteten Personen das Vertrauen aus und verzichtet auf nachträgliche Schadensersatzforderungen. Die Entlasteten sind - auch nach erfolgter Entlastung - jedoch nicht vor solchen Ansprüchen geschützt, die deshalb nicht entdeckt wurden, weil sie die Kassenprüfer etwa durch Vorlage falscher oder unvollständiger Unterlagen getäuscht haben.

Vorgehensweise

Der oder die Kassenprüfer nehmen nach ihrem Ermessen Einsicht in sämtliche Vereinsunterlagen, die sich auf den zu prüfenden Zeitraum beziehen. Dabei achten sie auf folgende Aspekte beim Umgang mit Vereinsvermögen:

Ordentliches Arbeiten

• Systematik und Nachvollziehbarkeit aller Buchungen
• Vorhandensein aller Belege
• Übereinstimmung von Belegen und Buchungen
• Korrekte Verbuchung von Abschlägen, Vorschüssen usw. sowie deren Ausgleich
• Vollständigkeit sonstiger schriftlichen Unterlagen (Vorstandsbeschlüsse, Personalunterlagen, steuerrelevante Unterlagen, Verträge, Zuschussunterlagen u.a.)
• Übereinstimmung der Kontenabschlüsse, inklusive Kasse, mit den Daten des Jahresabschlusses
• Übereinstimmung von Aktiv- und Passivseite der Buchführung
• Liste der offenen Forderungen und Verbindlichkeiten
• Einhaltung der finanziellen Verpflichtungen

Wahrung der Vereinsinteressen

• Berechnung aller Leistungen, Überwachung des Zahlungseingangs
• Begleichung nur der berechtigten Forderungen entsprechend der Zahlungsziele
• Erhebung der Mitgliederbeiträge

Einhaltung von Kompetenzen

• Umsetzung von Beschlüssen von Vorstand und Mitgliederversammlung
• Einhaltung eines Haushaltsplans bzw. zeitnahe Berichterstattung bei Risiken oder Abweichungen
• Sachgemäße und satzungsgemäße Mittelverwendung

Beachtung des Steuerrechts

Bei kleinen Vereinen gilt ein vereinfachtes Steuerrecht. Besondere Regeln gelten für gemeinnützige Vereine. Nicht alle aufgeführten Punkte müssen daher bedeutsam sein.

• Korrekte Zuordnung zu den steuerlichen Bereichen "Vermögensverwaltung", "Zweckbetrieb", "Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb", "Ideeller Bereich"
• Darstellung von Spenden, Vorliegen von Quittungskopien
• Besondere Kennzeichnung von Sachspenden
• Zulässigkeit der Rücklagenbildung
• Anlagenbuchung, bei Anschaffungen über 410,- €
• Vorsteuerabzug

Sparsamkeit

• Vermeidung von Überziehungskrediten, Säumnisgebühren usw.
• Nutzung von Skonti, zinsbringender Anlageformen, günstigen Angeboten usw.

Sicherheitsvorschriften

• Verhinderung von unbefugtem Zugriff auf elektronische Daten
• Verschluss von Bargeld, Wertgegenständen usw.
• Verschluss von Unterlagen
• Zeitnahe und manipulationssichere Verbuchung von Vorgängen

Ehrlichkeit

• Verbuchung von Einnahmen, Spenden und Rückerstattungen von Lieferanten
• Begründung von Preisnachlässen und Rückerstattungen an Kunden
• Begründung bei Auszahlung von Gehältern, Honoraren usw.
• Begründung bei Auszahlung von Geldbeträgen an Mitglieder
• Korrektheit von Spesenabrechnungen
• Anlagenbestände bzw. Inventargegenstände sind tatsächlich vorhanden, Verkaufserlöse wurden gebucht
• Vermeidung von Nebenkassen, die in der Buchhaltung nicht auftauchen