Dienstreise

Eine Dienstreise liegt vor, wenn jemand aus beruflichen Gründen vorübergehend außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte und außerhalb seiner Wohnung tätig ist.

Anlässe für Dienstreisen

Dienstreisen sind beispielsweise

• Fahrten zu Kunden oder Lieferanten und zu Dienstbesprechungen
• Teilnahme an fachlichen Tagungen, Kongressen, Seminaren oder zur beruflichen Weiterbildung
• Besuch von Messen und Ausstellungen im Interesse der Firma
• Exkursionen und Klassenfahrten bei Lehrkräften
• Feldarbeiten und andere Forschungsreisen bei Wissenschaftlern
• sonstige Außendienste (z. B. im Bauwesen, zur Erstellung von Gutachten, bei Beobachtungs- und Messkampagnen usw.)
• befristete Abordnungen an andere Behörden bei Beamt(inn)en oder andere Unternehmen bei Angestellten.

Reisekosten

Erstattung

Die Erstattung der Reisekosten von Arbeitnehmern ist üblicherweise in Kollektiv- bzw. Tarifverträgen oder einer Betriebsvereinbarung geregelt. Dem Arbeitnehmer werden Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand („Spesen“) sowie sonstige Aufwendungen ersetzt. Im öffentlichen Dienst und bei vielen anderen Arbeitgebern sind für die Mehrkosten am Zielort feste Tagessätze (vulgo „Diäten“) definiert, die sich nach dem durchschnittlichen Aufwand im jeweiligen Land und teilweise nach der Dienststellung richten. Gegen Nachweis wird meist auch eine begründete Überschreitung dieser Sätze abgegolten.

Die Fahrtkosten selbst werden i. A. mit der Bahnfahrt zweiter Klasse oder nach gefahrenen Kilometern verrechnet; für Flugreisen sind die Regelungen hingegen sehr unterschiedlich. Die Abrechnung kann auch auf Basis der steuerlichen Bestimmungen vereinbart sein.

Sind die voraussichtlichen Auslagen relativ hoch, kann der Arbeitnehmer einen Vorschuss zu den Reisekosten verlangen.

Für Beamte, Richter, Soldaten und Arbeitnehmer des öffentlichen Dienstes (in Deutschland) sind die Reisekosten durch das Bundesreisekostengesetz bzw. die Reisekostengesetze der einzelnen Bundesländer geregelt.

Die Erstattung der Reisekosten von Freiberuflern nach einer gesetzlichen Gebührenordnung in Deutschland wird unter Reisekosten (Auslagen) behandelt.

Steuerliche Behandlung

→ Hauptartikel: Reisekosten

Steuerlich werden bei einer länger dauernden Auswärtstätigkeit meist nur ein bestimmter Zeitraum als Dienstreise anerkannt. Nach Ablauf dieser Frist (in Deutschland drei Monate, im österr. Steuerrecht teilweise kürzer) wird der Ort der auswärtigen Tätigkeit als neue regelmäßige Arbeitsstätte angesehen, und die Frist beginnt von Neuem.

Deutschland

Frühere Abgrenzung

Mit der Neufassung der Lohnsteuer-Richtlinie 2008 entfällt in Deutschland die Unterscheidung zwischen Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit. Die unterschiedlichen Begriffe werden unter der Bezeichnung beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit zusammengefasst und vereinheitlicht.

„Gemischte“ Veranlassung

Der Große Senat des Bundesfinanzhofs hat mit Beschluss vom 21. September 2009 das sogenannte Aufteilungsverbot bei der steuerlichen Absetzung bei Dienstreisen fast vollständig aufgehoben, wenn diese gemischt veranlasst worden sind. Somit wurde es möglich, Aufwendungen für die Hin- und Rückfahrt getrennt aufzuteilen. Betroffen sind sowohl Selbstständige als auch Arbeitnehmer. Das „Aufteilungsverbot“ wurde zuvor aus § 12 Nr. 1 Satz 2 EStG abgeleitet, vgl. Betriebsausgaben mit Beispielen.

Bei der Aufteilung der Aufwendungen muss es laut BFH-Beschluss möglich sein, die jeweils zeitlichen Anteile der Dienstreise der privaten Lebensführung und dem beruflichen oder betrieblichen Anlass trennen. Weiterhin dürfen die betrieblichen Gründe für die Dienstreise anderen Gründen nicht untergeordnet sein. Es muss auch möglich sein, objektive Kriterien für die Aufteilung der Dienstreise anzugeben. Dabei dürfen private und betriebliche Motive nicht zu eng miteinander verflochten sein. Neben Zeitanteilen sind aber auch andere Aufteilungsmaßstäbe denkbar.

„Dies kann Auswirkungen auch auf die Beurteilung anderer gemischt veranlasster Aufwendungen haben“, fügt die Pressemitteilung des BFH hinzu. Zuvor war bereits eine Aufteilung der Aufwendungen bei der Nutzung von Autos, Computern und Telefonen möglich. Das Aufteilungsverbot bei Dienstreisen stammt noch aus der Zeit des Reichsfinanzhofs. Die fast vollständige Aufhebung dieses Verbots stellt somit eine Änderung der Rechtsprechung dar.

Der BFH-Beschluss vom 21. September 2009 bezog sich auf einen Besucher und Gastredner einer viertägigen Computermesse in Las Vegas, der drei weitere Tage in der Stadt verbrachte. Der BFH ließ vier Siebtel der Flugkosten zum Abzug zu.

Durch zwei Urteile vom 21. April 2010 zu Gruppenreisen bekräftigte der BFH seine neue Rechtsprechung. Neben fachspezifischen Fortbildungsseminaren und -Vorträgen standen im Fall einer Sprachreise für Englischlehrer nach Irland auch ein Tagesausflug, eine Stadtrundfahrt und abendliche Kulturveranstaltungen auf dem Programm, im Fall einer sportmedizinischen Weiterbildung am Gardasee wurden jeden Tag dazwischen auch Kenntnisse in verschiedenen Sportarten selbst vermittelt. Im ersten Fall wurde das vorinstanzliche Finanzgericht auf den Grundsatz hingewiesen, um eine entsprechende Aufteilung der Reisekosten selbst vorzunehmen, im anderen wurde die Entscheidung des Finanzgerichts bestätigt, die Hälfte der Reisekosten als Werbungskosten anzuerkennen.

Unternehmerpflichten

Der Unternehmer ist verpflichtet, Beschäftigte welche Dienstreisen tätigen, diesbezüglich zu unterweisen. Diese Pflicht ergibt sich aus dem ArbSchG (§ 3) und der autonomen Vorschrift BGV A1 (Berufsgenossenschaftliche Vorschrift für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit). Die Unterweisung muss Sicherheitsregeln beinhalten, welche durch den Beschäftigten vor Antritt der Fahrt, während der Fahrt und nach Abschluss der Fahrt zu beachten sind (siehe Reisesicherheit). Bei besonderen Risiken, z. B. dem Transport von Ladungen im PKW oder im Kleintransporter (Ersatzteile, Materialien, etc.) ist der Beschäftigte in diesen besonderen Themen zusätzlich zu unterweisen. Die Erfüllung der Pflicht kann durch Unterweisungen „Sicherheit bei Dienstreisen“, „Ladungssicherung im PKW und Kleintransporter“ erfolgen. Die Unterweisung muss schriftlich dokumentiert werden und darf je Beschäftigten nicht länger als zwölf Monate zurückliegen. Zudem müssen alle Dienstfahrzeuge jährlich einer UVV-Prüfung gemäß der BGV D29 unterzogen werden. Die Prüfzeugnisse müssen schriftlich vorliegen. Dies kann in den Werkstätten im Rahmen des Kundendienstes erfolgen, sofern der schriftliche Nachweis vorliegt. Über eine Gefährdungsbeurteilung ist zudem festzulegen, ob die G25-Untersuchung (Zur Beurteilung des Sehvermögens von Fahr-, Steuer- und Überwachungspersonal) für die Beschäftigten notwendig ist.

Siehe auch

• Kilometergeld, Kilometerpauschale,
• Werbungskosten, Betriebsausgaben
• Doppelte Haushaltsführung, Trennungszulage
• Travel-Management
• Bundesreisekostengesetz

Weblinks

• Sicherheitsregeln und Pflichten bei PKW-Dienstreisen (PDF; 274 kB)
• Beschreibung Reisekosten bei der Wirtschaftskammer Österreich

Einzelnachweise

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