Entgeltabrechnung

Die Entgeltabrechnung im Arbeitsverhältnis, auch Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung, Monatsabrechnung, ist ein Dokument in Textform, das Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthält, insbesondere über Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse.

Entgeltabrechnung nach § 108 GewO

In Deutschland ist jeder gewerbliche Arbeitgeber nach § 108 Gewerbeordnung (GewO) verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine nachvollziehbare Abrechnung über die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts in Textform – oder in elektronischer Form mit Textausdruck – zu erteilen. Die Verpflichtung zur Abrechnung entfällt, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben. Das Arbeitsentgelt, die gesetzlichen Abzüge (Steuern, Sozialversicherungsbeiträge) und der Auszahlungsbetrag sind gemäß § 107 GewO in Euro zu berechnen und auszuweisen.

Die Abrechnung bezweckt die Information über die erfolgte Zahlung, damit der Arbeitnehmer die Abrechnung überprüfen und erkennen kann, warum er den ausgezahlten Betrag erhält.

Die Abrechnung gehört zu den Arbeitspapieren und ist grundsätzlich eine Holschuld, das heißt, der Arbeitnehmer muss seine Abrechnung bei dem Arbeitgeber abholen. Nach § 242 BGB kann der Arbeitgeber im Einzelfall gehalten sein, dem Arbeitnehmer die Abrechnung nachzuschicken.

Bei kleinen und mittleren Unternehmen wird die Lohnabrechnung häufig durch Steuerberater oder Buchhaltungsbüros (Lohnbüros) übernommen. Großunternehmen verfügen meistens über ein Personalreferat einschließlich einer Lohnbuchhaltung.

Entgeltbescheinigung

Wird eine Entgeltabrechnung zu Zwecken der Sozialversicherung ausgestellt, so spricht man von einer Entgeltbescheinigung (§ 108 Abs. 3 Satz 1 der GewO). Inhalt und Verfahren einer solchen Entgeltbescheinigung sind in der am 1. Juli 2013 in Kraft getretenen Entgeltbescheinigungsverordnung geregelt. Sie hat eine „normierte Entgeltbescheinigung“ zum Ziel. Eine Entgeltbescheinigung hat folgende Angaben zu enthalten:

1. den Namen und die Anschrift des Arbeitgebers
2. den Namen, die Anschrift und das Geburtsdatum des Arbeitnehmers
3. die Versicherungsnummer des Arbeitnehmers (§ 147 SGB VI)
4. das Datum des Beginns der Beschäftigung
5. bei Ende der Beschäftigung das Datum des Endes der Beschäftigung (in der Bescheinigung für den letzten Abrechnungszeitraum)
6. den Abrechnungszeitraum sowie die Anzahl der darin enthaltenen Steuertage und Sozialversicherungstage
7. die Lohnsteuerklasse, gegebenenfalls einschließlich des gewählten Faktors, die Zahl der Kinderfreibeträge und die Merkmale für den Kirchensteuerabzug sowie gegebenenfalls Steuerfreibetrag und Steuerhinzurechnungsbetrag nach Jahr und Monat sowie die Steueridentifikationsnummer
8. den Beitragsgruppenschlüssel und die zuständige Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag
9. gegebenenfalls die Angabe, dass ein Beitragszuschlag für Kinderlose nach § 55 Abs. 3 SGB XI erhoben wird
10. gegebenenfalls die Angabe, dass es sich um ein Beschäftigungsverhältnis in der Gleitzone nach § 20 Absatz 2 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch handelt
11. gegebenenfalls die Angabe, dass es sich um eine Mehrfachbeschäftigung handelt.

Zusätzlich sind in der Entgeltbescheinigung mindestens folgende Entgeltbestandteile darzustellen:

• die Bezeichnung und der Betrag sämtlicher Bezüge und Abzüge, außer den Beiträgen und Arbeitgeberzuschüssen zu einer freiwilligen oder privaten Kranken- und Pflegeversicherung sowie dem Arbeitgeberanteil zu einer berufsständischen Versorgungseinrichtung, einzeln nach Art aufgeführt und jeweils mit der Angabe, ob sie sich auf den steuerpflichtigen Arbeitslohn, das Sozialversicherungsbruttoentgelt und das Gesamtbruttoentgelt auswirken und ob es sich dabei um laufende oder einmalige Bezüge oder Abzüge handelt
• der Saldo der vorgenannten Bezüge und Abzüge als

a) steuerpflichtiger Arbeitslohn, getrennt nach laufenden und sonstigen Bezügen und Abzügen,

b) Sozialversicherungsbruttoentgelt, gegebenenfalls abweichend je Versicherungszweig und getrennt nach laufenden und einmaligen Bezügen und Abzügen,

c) Gesamtbruttoentgelt ohne Trennung nach laufenden und einmaligen Bezügen und Abzügen;

• die gesetzlichen Abzüge vom steuerpflichtigen Arbeitslohn und Sozialversicherungsbruttoentgelt, getrennt nach laufendem und einmaligem Bruttoentgelt sowie nach dem Recht der Arbeitsförderung

1. das Nettoentgelt als Differenz des Gesamtbruttoentgeltes (s. o.) und den gesetzlichen Abzügen (s. o.)
2. der Arbeitgeberzuschuss zu den Beiträgen zu einer freiwilligen oder privaten Kranken- und Pflegeversicherung sowie der Arbeitgeberanteil zu einer berufsständischen Versorgungseinrichtung und die Gesamtbeiträge für den Arbeitnehmer, für die der Arbeitgeber die Zahlungsvorgänge für die Beiträge freiwillig übernimmt
3. die Bezeichnung und der Betrag weiterer Bezüge und Abzüge sowie Verrechnungen und Einbehalte, je einzeln nach Art, die sich nicht auf ein Bruttoentgelt (s. o.) auswirken oder aber zum Gesamtbruttoentgelt beitragen, jedoch nicht an den Arbeitnehmer ausgezahlt werden
4. der Auszahlungsbetrag als Saldo aus dem Nettoentgelt (s. o.) und den Beträgen nach den Nummern 5 und 6.

Beispiel einer Entgeltabrechnung/bescheinigung

Laufende Bezüge (Gehalt, Wochenlohn, Monatslohn und Stundenlohn)
+ geldwerte Vorteile/Sachbezüge
+ Vermögenswirksame Leistungen des Arbeitgebers
+ betriebliche Altersvorsorge (Leistungen des Arbeitgebers)
= Gesamtbrutto
- Betriebliche Altersvorsorge (sozialversicherungsfreie Beträge)
= Sozialversicherungsbrutto (das beitragspflichtige Arbeitsentgelt)
- Steuerfreibeträge
- Betriebliche Altersvorsorge (steuerfreier Betrag, soweit nicht schon vom Sozialversicherungsbrutto abgezogen)
= Steuerbrutto (das steuerpflichtige Arbeitsentgelt)
- Lohnsteuer
- Kirchensteuer von der Lohnsteuer
- Solidaritätszuschlag von der Lohnsteuer
- Krankenversicherung Arbeitnehmer-Anteil
- Rentenversicherung Arbeitnehmer-Anteil
- Arbeitslosenversicherung Arbeitnehmer-Anteil
- Pflegeversicherung Arbeitnehmer-Anteil
- Beitragszuschlag Pflegeversicherung
= Nettoarbeitsentgelt nach Abzug der Steuern und Pflichtbeiträge vom Gesamtbrutto
- Sachbezüge
- Vermögenswirksame Leistungen des Arbeitnehmers
- Persönliche Abzüge (Pfändung, Arbeitgeberdarlehen)
+ Steuer- und sozialversicherungsfreie Aufwandsentschädigungen
= Auszahlungsbetrag / Überweisung an den Arbeitnehmer

Weitere Angaben sind nur zulässig, soweit diese in einer tarif- oder arbeitsvertraglichen Vereinbarung, einer Betriebsvereinbarung oder einer anderen gesetzlichen Vorschrift vorgesehen sind.

Manche Großunternehmen bieten ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Entgeltbescheinigungen über Employee Self Service, kurz ESS, (frei übersetzt: Mitarbeiter-Selbstbedienung, siehe auch Self-Service Technologies) selbst aufzurufen und auszudrucken.

Trivia

Lohnstreifen aus dem Jahr 1966

Die alte Bezeichnung „Lohnstreifen“ stammt aus den Anfangszeiten der Entgeltabrechnung. Die komplette Abrechnung wurde nur auf einem kleinen Papierstreifen bewerkstelligt.

Siehe auch: Lohntüte

Literatur

• Thomas Koch: Arbeitsrecht in der Praxis von A- Z. Mecke, 2008, ISBN 978-3-936617-81-8, S. 84.
• Claus-Jürgen Conrad: Schnelleinstieg Lohn- und Gehaltsabrechnung. Haufe, 2008, ISBN 978-3-448-08812-0.
• Alexander Enderes: Einmaleins der Entgeltabrechnung 2009. Datakontext-Fachverlag, 2009, ISBN 978-3-89577-542-0.

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