Hausverwaltung

Eine Hausverwaltung für Mietshäuser oder -Wohnungen (auch Mietverwaltung oder "Wohnungsverwaltung" genannt) beschäftigt sich im Bereich der Immobilienwirtschaft mit der Verwaltung von vermieteten Wohnhäusern (meist Mehrparteienhäuser), Wohnanlagen, Eigentumswohnungen und Gewerbeobjekten. Unter "Hausverwalter(in)" versteht man eine selbständige Person, welche eigene oder fremde Häuser und Wohnungen verwaltet.

Die Hausverwaltung wird oft mit dem Hausmeister verwechselt. Der Hausmeister ist jedoch nur angestellt, z. B. bei der Hausverwaltung oder einem externen Dienstleister, und verrichtet überwiegend Handwerkerleistungen, während es sich bei der Hausverwaltung um eine administrative Tätigkeit handelt.

Aufgaben

Einen gesetzlichen Aufgabenkatalog für die Verwaltung von Mietobjekten gibt es nicht. Insofern ergeben sich die Aufgaben einer Hausverwaltung einzig aus der getroffenen vertraglichen Vereinbarung zwischen Objekteigentümer und Hausverwaltung.

Betreffend der zu vereinbarenden Aufgaben kann unterschieden werden zwischen der kaufmännischen Verwaltung

• Vereinnahmen und Verwaltung des Mietzinses (im Auftrage des/der Eigentümer)
• Anpassung der Mieten bei Index- und Staffelmietvereinbarungen
• Verhandeln und Gestalten von Mietverträgen und Nachträgen sowie sonstigen gebäudespezifischen Verträgen
• Forderungsmanagement ggü. den Mietern und sonstigen Debitoren
• regelmäßige Abrechnung in vereinbarten Intervallen gegenüber dem/den Eigentümer(n)
• Erstellung der jährlichen Nebenkostenabrechnungen
• Bezahlung anfallender Kosten
• Beauftragung und Bezahlung von Versorgungsleistungen (Abfall, Strom, Wasser und anderes mehr)
• Prüfung monetärer Vorgänge auf Richtigkeit und Effizienz (Miethöhe, Versicherungskosten usw.)
• Umfang der Führung von Büchern wie Objekt- und Mieterakten
• Budget und Wirtschaftsplanung
• Erstellung von Objektreportings und sonstigen Auswertungen für den Eigentümer
• andere kaufmännische Aufgaben (unter anderem die Prüfung und die Optimierung von Energielieferverträgen)
• bei Gewerbeimmmobilienverwaltungen zunehmend die Nachbewertung von Gewerbeimmobilien im Rahmen von Verkehrswertermittlungen

und einer technischen Verwaltung

• Betrieb und Kontrolle von Einrichtungen (z. B. Klingelanlage, Heizung, Aufzug)
• Kontrolle/Überwachung von Dienstleistern (z. B. Reinigung, Gartenpflege)
• Durchführen/Kontrolle von Instandhaltungsmaßnahmen (Wartung, Inspektion, Instandsetzung)
• Durchführen von Modernisierungen, meist nach Rücksprache mit dem/den Eigentümer(n)
• Wohnungsabnahmen und Neuvermietung
• andere technische Aufgaben

Aus Einzelvorschriften können sich Verpflichtungen für einen Vermieter ergeben, dessen Aufgaben durch die Hausverwaltung wahrgenommen werden. Rechtsgrundlage für Wohnraummietverträge sind die §§ 535 ff. BGB.

Abgrenzung

Die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) ist nicht Aufgabe der Hausverwaltung im Sinne der „Mietverwaltung“. Diese ist als „Wohnungseigentumsverwaltung“ (WEG-Verwaltung) in einem eigenen Artikel beschrieben, da diese dem Wohnungseigentumsgesetz unterliegt. Es ist nicht ausgeschlossen, dass beide Tätigkeiten zugleich von einer Person ausgeübt werden können (sog. „Mischverwaltung“), z. B. zur Erzielung von Synergieeffekten. Doch ist dabei die Mietverwaltung von der Wohnungseigentumsverwaltung rechtlich (andere Vertragsgrundlage), monetär (getrennte Konten) und organisatorisch strikt zu trennen.

Auch die Wohnungsvermittlung gehört nicht zur Aufgabe der Mietverwaltung.

Verwaltung von gewerblichen Immobilien

Darüber hinaus gibt es noch die Verwaltung von Gewerbeimmobilien. Diese wird zunehmend nicht von den klassischen Hausverwaltungen abgedeckt – hierzu bieten Firmen unter dem Stichwort Property Management (kfm.) und Facilitymanagement (techn.) ihre Dienstleistungen an.

Sonstiges

Einige Verwaltungsfirmen bieten neben der reinen Verwaltung auch einen Hausmeisterservice an. Dieser Service bietet typischerweise Dienstleistungen wie zum Beispiel Kleinreparaturen, Gartenarbeiten, Treppenhausreinigung etc. an. In solchen Fällen kann ein fließender Übergang hin zum „Gebäudemanagement“ oder auch „Facilitymanagement“ vorhanden sein, wobei dieser Begriff mit dem Begriff „Hausverwaltung“ verwandt, aber nicht deckungsgleich ist.

Die Hausverwaltungen erhalten für ihre Dienstleistungen ein Honorar. Meist wird dies auf die einzelnen Wohneinheit basierend als Fixbetrag oder als prozentuale Beteiligung berechnet. Leerstand wird oftmals gesondert berechnet. Dieses Honorar sind Kosten des Eigentümers, die er nicht auf die Mieter umlegen darf. Anders verhält sich dies im Gewerbemietrecht: Zwar werden z.B. in der Betriebskostenverordnung die Verwaltungskosten ausgenommen, jedoch nur für die Wohnraummiete.

Neuerdings erweitern sich die Wirkungskreise der klassischen Hausverwaltungen aus aktuellem Anlass. Mieter und WEG-Eigentümer erwarten auch Betreuung durch ihre beauftragte Hausverwaltung im Bereich Strom, Gas, Heizung und Energieersparnis.

Hausverwaltungen haben meistens einen regional begrenzten Tätigkeitsradius. Nur wenige Unternehmen bieten eine überregionale Dienstleistung an.

Qualifikation

Gesetzlich ist für die Tätigkeit von Hausverwaltern in Deutschland, entgegen der Situation in der EU, keine Qualifikation vorgeschrieben. Seit 1994 gibt es Ausbildungsmöglichkeiten für eine geordnete Verwalterausbildung bzw. -qualifizierung mit einem klaren Leistungsspektrum, die zu einer Berufsausbildung zum Immobilienkaufmann / Immobilienkauffrau führt. Im Weiteren gibt es Studiengänge an Fachhochschulen und Berufsakademien mit Schwerpunkt Immobilienwirtschaft und Immobilienmanagement zum Abschluss Diplom-Betriebswirt FH / BA, die eine berufliche Grundlage für eine ordnungsgemäße Verwaltertätigkeit darstellen. Bis zu dem Jahr 1994 war eine Ausbildung zum Kaufmann/Frau der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft, die sowohl die Verwaltung als auch die Vermittlung von Immobilien zur Grundlage hatte, üblich. Erst dann wurde eine Trennung zwischen der Verwaltung und Vermittlung vorgenommen und die Ausbildungszeit verkürzt.

Die Tätigkeit als Hausverwalter wird analog dem Vermögensverwalter gem. § 18 Abs. 1 Nr. 3 EStG von den Finanzämtern als sonstige selbständige (freiberufliche) Tätigkeit anerkannt. Sie unterliegt somit nicht der Aufsicht des Gewerbeamtes und ist nicht gewerbesteuerpflichtig. Eine Anmeldung der selbständigen Tätigkeit als Hausverwalter beim Finanzamt ist ausreichend. Sofern die persönliche Arbeitsleistung des Hausverwalter eine Größenordnung annimmt, die die Hauptverantwortlichkeit des Hausverwalters in Frage stellt, bspw. bei der Verwaltung von mehr als ca. 1.000 Wohneinheiten, ist von einer gewerblichen Tätigkeit auszugehen. In diesem Fall ist eine Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt notwendig (siehe Vervielfältigungstheorien).

Geschichte

Den Beruf des Verwalters gibt es seit mehr als 2000 Jahren. Seneca (römischer Philosoph und reichster Römer) beschwert sich nämlich im 12. Brief an Lucilius über die Kosten für das vom Einsturz bedrohte Gebäude und sein Verwalter sagt ihm, dies sei nicht die Schuld seiner Nachlässigkeit, er unternehme alles, aber das Landhaus sei alt. An dieser Stelle ist also der Berufsstand des Verwalters nachgewiesen.

Bezüglich des Berufsbildes geschah nun aber nahezu 2000 Jahre lang nichts, erst im Februar 1978 gründeten 16 berufsmäßige Verwalter in München einen Verband, der heute als Bundesfachverband der Immobilienverwalter auftritt und in 11 regionalen Verbänden gliedert. Eine weitere Vorwärtsentwicklung entstand 1984, als erstmals eine Verwalter-Franchise-Organisation gegründet wurde, deren markantes Merkmal ein "Leistungskatalog" für die Verwalteraufgaben war, welche heute zum allgemeinen Standard gehören.

Literatur

• Schriftenreihe Vermieten und Mieten von A-Z. Rudolf Haufe-Verlag, Freiburg, ISSN 0945-392X
• Reinhold Pachowsky: Profi-Handbuch Wohnungs- und Hausverwaltung. Immobilien zuverlässig und erfolgreich vermieten, verwalten, kündigen. Walhalla Fachverlag, Regensburg 2010, ISBN 978-3-8029-3353-0