Facilitymanagement

Dem gesamten Artikel täte es gut, ihn kräftig zu entschwurbeln und die einzelnen Absätze in eine logisch strukturierte Reihenfolge zu bringen.

Facilitymanagement [fəˈsɪlɪtɪ ˌmænidʒmənt] (gebräuchliche Abkürzung: FM), alternative Schreibweise Facility-Management, auch Liegenschaftsverwaltung oder Anlagenmanagement genannt, bezeichnet die Verwaltung und Bewirtschaftung von Gebäuden, Anlagen und Einrichtungen (engl. facilities). In England, Australien und Kanada ist der Begriff englisch facility management üblich, in den USA ursprünglich englisch facilities management. In Deutschland ist dieser Fachbegriff in der DIN EN 15221-1 auch zur Verwendung im Deutschen genormt.

Überblick

Das Facilitymanagement (FM) definiert in DIN EN15221-1 umfasst die professionelle Abwicklung von Sekundärprozessen. Dazu gehören technische, infrastrukturelle und kaufmännische Aufgaben, die nicht in das Kerngeschäft einer Organisation fallen, sondern dieses unterstützen (siehe auch Gebäudemanagement im Corporate-Real-Estate-Management). Beispiele dafür sind die Wartung von Reinraumbelüftungen in der Halbleiterherstellung, die Bühnenbeleuchtung in Konzerthäusern, aber auch das Beschaffungsmanagement für sämtliche Energiearten und Reinigungsmaschinen, die in einem Gebäude benötigt werden.

Durch die zunehmende Auslagerung verschiedener Aufgaben eines Unternehmens, wächst der Markt für Dienstleistungen in diesem Bereich. Das Gebäudemanagement ist ein Teil des Facilitymanagements und umfasst neben der Hausverwaltung auch die bauliche Betreuung von Gebäuden.

Als grundsätzlich neue Idee spielt der strategische und taktische Ansatz im Facilitymanagement eine entscheidende Rolle. Gebäude, Liegenschaften und betriebliche Abläufe werden im FM ganzheitlich betrachtet. Ziel der koordinierten Abwicklung von Prozessen ist dabei, die Betriebs- und Bewirtschaftungskosten dauerhaft zu senken, Fixkosten zu flexibilisieren, die technische Verfügbarkeit der Anlagen zu sichern sowie den Wert von Gebäuden und Anlagen langfristig zu erhalten.

Seit kurzem hat sich Facilitymanagement als eigene Wissenschaft etabliert, wird als Studiengang an 22 Hochschulen angeboten und entwickelt sich zu einer eigenständigen Management-Disziplin. Verschiedene Organisationen haben Facilitymanagement gleichberechtigt neben anderen Management-Methoden etabliert.

Einführung

Begriffliche Herleitung

• facility; facilities: Einrichtungen, Anlagen
• management: Handhabung, Verwaltung, Leitung, (Geschäfts-)Führung, geschickte Behandlung.

Der englische Begriff „Facility“ bezeichnet zusammenfassend alle Grundstücke, Gebäude, Anlagen, Maschinen, Versorgungseinrichtungen und -installationen, die für die Produktion, Erstellung von Leistungen und Sicherstellung aller Prozesse innerhalb von Immobilien oder ganzen Liegenschaften erforderlich sind. Das Management dieser „Facilities“ umfasst den ganzheitlichen Ansatz für die Planung, den Bau, den Betrieb, die Kontrolle, die Prozesssicherstellung, deren ständige Optimierung, die erfolgsorientierte Verwaltung und Vermarktung.

Betriebswirtschaftlich gesehen handelt es sich um Anlagevermögen und die zur Leistungserstellung benötigten Sachmittel, jedoch auch um Dienste und Prozesse innerhalb des Unternehmens.

Definitionen

Der immer größer werdende Kostendruck auf die Unternehmen veranlasst sie, stetig ihre Verbesserungs- und Kostensenkungspotenziale zu ermitteln und diese auch umzusetzen. Deshalb wird es notwendig auch das Facilitymanagement eines Unternehmens strategisch neu zu betrachten, da die Liegenschaftskosten nach den Personalkosten den größten Kostenblock innerhalb eines Unternehmens darstellen.

Facilitymanagement ist ein ganzheitlicher, strategischer und lebenszyklusbezogener Managementansatz, um Gebäude, ihre Systeme, Prozesse und Inhalte kontinuierlich bereitzustellen, funktionsfähig zu halten und an die wechselnden organisatorischen und marktgerechten Bedürfnisse anzupassen.

Es optimiert so den Betrieb, die Wirtschaftlichkeit, die Nutzung, die Vermarktung und die Werterhaltung der gesamten Liegenschaften und Einrichtungen einschl. aller hierfür notwendigen Prozesse und erreicht dadurch eine ganzheitliche und umfassende Immobilien-, Einrichtungs- und Infrastruktur -erstellung, -bereitstellung und -bewirtschaftung mit dem Ziel den Ertrag langfristig zu steigern, die Qualität zu sichern und Wert zu erhalten.

Um dieses sicherstellen zu können, muss hierfür durch das Top-Management sowohl das gesamte Facilitymanagement (FM) als auch Teilbereiche des Corporate-Real-Estate-Management (CREM) berücksichtigt werden. Diese Methodik wird dann als Real-Estate-Facility-Management (REFM) oder RealFM bezeichnet.

• Facilitymanagement ist das Management von Sekundärprozessen. In der Betriebswirtschaft wird in Primär- (Kernprozesse) und Sekundärprozesse (alle nicht zum Kerngeschäft gehörende Prozesse) unterschieden. Sekundärprozesse stellen dabei die Bedarfe von Kernprozessinhabern dar, die gedeckt werden müssen, um die Kernprozesse optimal ausführen zu können. Ohne Deckung dieser Bedarfe sind keine oder nur eingeschränkt Kernprozesse möglich. Eingeschränkt heißt dabei unter erhöhtem Aufwand für den Kernprozessinhaber und das bedeutet erhöhte Kosten, da dieser Kernprozessinhaber teurer ist als ein Servicegeber. Facility Management ist das Management dieser Bedarfe, deckt und optimiert diese durch Serviceleistungen und trägt somit zur Kosteneinsparung bei.

• „Facility Management integriert die Grundlagen der Betriebswirtschaft, der Architektur sowie der Verhaltens,- Rechts- und Ingenieurwissenschaften bei der Koordination des physischen Arbeitsplatzes mit den Menschen und mit der Arbeit der Organisation.“

• „Facility Management (FM) ist eine Managementdisziplin, die durch ergebnisorientierte Handhabung von Facilities und Services im Rahmen geplanter, gesteuerter und beherrschter Facility-Prozesse eine Befriedigung der Grundbedürfnisse von Menschen am Arbeitsplatz, Unterstützung der Unternehmens-Kernprozesse und Erhöhung der Kapitalrentabilität bewirkt.“

• „Facility Management ist ein strategisches Konzept zur Bewirtschaftung, Verwaltung und Organisation aller Sachressourcen innerhalb eines Unternehmens.“

• „Facility Management umfasst auf der strategischen Managementebene eine kompetente Outputorientierung für betriebsunterstützende Aktivitäten außerhalb des Kerngeschäfts.“

• „Facility Management ist die strategische Management-Disziplin, die die Analyse, Dokumentation und Optimierung aller kostenrelevanten Vorgänge rund um ein Gebäude und seine Anlagen und Einrichtungen ganzheitlich und über den gesamten Lebenszyklus unter besonderer Berücksichtigung der Nutzerinteressen und der Unterstützung des Kerngeschäfts umfasst.“

• „Facility Management ist schlicht die intelligente Integration von Leitungsbeiträgen zur Befriedigung von Kundenbedürfnissen rund um die Immobilie.“

• „Facility Management ist die ganzheitliche Betrachtung aller Abläufe um und an einem Gebäude mit allen gebäudespezifischen Dienstleistungen, zur Optimierung aller Kosten.“

• „FM ist die ganzheitliche, integrierte und umfassende Bedarfsermittlung, Planung, Erstellung, Inbetriebnahme, Bewirtschaftung und Verwertung von Grundstücken, Immobilien, Einrichtungen, Anlagen und damit zusammenhängenden Prozessen sowie Infrastrukturen mit der Zielsetzung einer Ertragssteigerung und Werterhaltung für den Investor und einer Kostenoptimierung für den Nutzer, der Kundenstatus hat.“

Die volkswirtschaftliche Bedeutung

Die Facility-Management-Branche gilt mittlerweile als etabliert, sie wurde bislang jedoch weithin unterschätzt. Das mag auch daran gelegen haben, dass bislang noch keine verlässliche Einschätzung zu ihrer volkswirtschaftlichen Bedeutung vorgelegen hat. Zwei Probleme sind hier ursächlich: Zum einen beginnen die Missverständnisse oft schon im Begrifflichen (vgl. die Ausführung in diesem Beitrag). Der Versuch, das gesamtwirtschaftliche Gewicht abzuschätzen, zeigt mithin ein Dilemma dieser Facility-Management-Branche: Sie ist in ihren Leistungen so breit gefächert und kleinteilig strukturiert, dass ihre volkswirtschaftliche Bedeutung wohl auch aufgrund der Vielstimmigkeit der Branche nur selten in Politik, Presse oder der Öffentlichkeit wahrgenommen wird. In erster Linie liegt die Problematik einer Quantifizierung dieses Wertschöpfungsbereiches jedoch in der unzureichenden Datenlage. Daher hat sich das Institut für angewandte Innovationsforschung (IAI) e.V. an der Ruhr-Universität Bochum im Jahr 2009 im Auftrag des GEFMA Deutschen Verbandes für Facility Management e.V. und gesponsert von HSG Zander, Piepenbrock, Wisag, BayernFM, Hochtief FM und CWS-boco der Aufgabe angenommen, diese Lücke zu schließen. Das Ergebnis hat übertroffen, was Insider und selbst ernannte Marktauguren seit Jahren kolportieren: Mit mehr als 176 Milliarden Euro Bewirtschaftungsvolumen, beachtlichen 112 Milliarden Euro Bruttowertschöpfung, einem Anteil von 5,03 Prozent am Bruttoinlandsprodukt und über vier Millionen Erwerbstätigen, die auf der „Payroll“ von Dienstleistern oder Immobilieneigentümern und -nutzern die Wertschöpfung erbringen, zeigt sich das Facilitymanagement als absolute Schlüsselbranche und Stütze der deutschen Wirtschaft. Europaische Bruttowertschöpfung: 'EuroFM Market Data Report 2011'

Einer Studie von Roland Berger Strategy Consultants zufolge wächst für das Facilitymanagement der Markt für Energie- und Ressourceneffizienz im Gebäudemanagement bis 2020 um jährlich 6,5 %. Daraus ergeben sich neue Wachstumsmärkte für die Facilitymanagement-Branche.

Der Markt für Facility Services in Deutschland

2011 bestimmten die folgenden Anbieter maßgeblich den deutschen Markt für Facility Services:

Rang	Unternehmen	Umsatz in Deutschland in Mio. Euro	Mitarbeiterzahl in Deutschland
1	Bilfinger Berger Facility Services	1.043,0	11.000
2	Strabag Property and Facility Services	893,0	9.000
3	Dussmann Service Deutschland 1) *)	675,0	21.980
4	Compass Group Deutschland 2) *)	665,4	17.945
5	Wisag Facility Service	628,0	23.163
6	Hochtief Solutions 3) *)	575,0	4.000
7	Sodexo Beteiligungs B.V.a 4)	464,1	11.703
8	Cofely Deutschland	424,0	1.745
9	Vinci Facilities Deutschland	410,0	1.600
10	Gegenbauer *)	391,6	9.400

• ^*) Umsatz- und/oder Mitarbeiterzahlen teilweise geschätzt
• ¹⁾ Exklusive Kursana und Kulturkaufhaus. Gesamtumsatz Dussmann Gruppe 2011: 1.658 Mio. Euro
• ²⁾ Inlandsumsatz inklusive Servicegesellschaften und Organschaften: 686,0 Mio. Euro
• ³⁾ Nur Segmentumsätze Service Solutions (testiert)
• ⁴⁾ Inlandsumsatz inklusive Servicegesellschaften und Organschaften: 682,1 Mio. Euro

Die Aufnahme in dieses Ranking unterliegt genau definierten Kriterien. Mindestens 66 Prozent des Umsatzes müssen aus externen Aufträgen resultieren, mindestens 66 Prozent des Facility-Service-Umsatzes aus infrastrukturellem und technischem Gebäudemanagement bestehen. Die Angaben wurden bereinigt um Umsätze mit Servicegesellschaften und Organschaften.

Nach DIN EN 15221 wird das gesamte Facility Management verstanden als strukturiertes Leistungsverhältnis zwischen Kerngeschäft (Organisation) und den Unterstützungsprozessen (Provider). Es geht nun nicht mehr um Bewirtschaftungs-kosten von Gebäuden und Anlagen, sondern um die Art und Weise der Bereitstellung von Sekundärleistungen für das eigentliche Kerngeschäft. Die im Facility-Management-Markt (FM) agierenden Dienstleister sind sowohl immobilienbezogen (Gebäudemanagement) als auch nicht-immobilienbezogen (z.B. Catering, Fuhrpark) aktiv. Diese Tätigkeiten werden in der Gesamtheit per definitionem als Facility Services beschrieben – im Unterschied zu Facility Management.

Die Lünendonk GmbH, Kaufbeuren, betrachtet seit 2004 kontinuierlich den Markt für Facility Services in Deutschland. Dabei erhebt das Marktforschungsunternehmen nicht den Anspruch, den Gesamtmarkt abzubilden. Es konzentriert sich vielmehr darauf, die führenden Anbieter in einem bestimmten Marktsegment zu betrachten. Daneben werden einige mittelgroße und kleine Facility-Service-Anbieter zu Vergleichszwecken in die Analysen einbezogen. Diese Unternehmen repräsentieren zusammen die Grundstruktur des Marktes und so hohe Umsatzanteile am Markt, dass Folgerungen für die Gesamtsituation und -entwicklung möglich sind. Die Analyse des Jahres 2012 umfasst 75 Unternehmen inklusive der Top 25. Letztere sind gemäß ihres Inlandsumsatzes gelistet.

Wie in jedem Jahr erhob Lünendonk auch 2012 im Rahmen einer schriftlichen Befragung Zahlen, Daten und Fakten von in Deutschland tätigen Facility-Service-Unternehmen. Hierbei fokussiert Lünendonk sich auf die überwiegend infrastrukturellen und technischen Services. Dies liegt in der Heterogenität des FM-Marktes begründet. Durch diese Spezifizierung können Daten zu Umsatz, Mitarbeitern und Strukturen besser miteinander verglichen sowie darauf basierend auch Trends abgeleitet werden.

Der GEFMA (Deutscher Verband für Facility Management e.V.) bezifferte das Marktvolumen des FM-Marktes in Deutschland 2011 auf 112 Milliarden Euro. Diese Zahl steht für den gesamten Markt – und daher nicht im Widerspruch zur Marktzahl der Facility Services der Lünendonk GmbH. Laut Lünendonk belief sich das Marktvolumen in Deutschland 2011 auf 57,6 Milliarden Euro (+1,1%). Für 2012 wird ein Wachstum von 4,6 Prozent prognostiziert; mittelfristig (2012-2017; +4,7%) und langfristig (2017-2020; +4,8%) trauen die analysierten Anbieter dem Markt ein stabiles Wachstum zu.

Dieses Marktvolumen bezieht sich nur auf technisches und infrastrukturelles Gebäudemanagement, welches die sichtbar am Markt erbrachten captiven (also innerhalb des Unternehmens generierten) Umsätze von Facility-Service-Unternehmen wie DB Services, Strabag Property and Facility Services, Hochtief FM, E.ON FM, Bayern FM, etc. berücksichtigt. Es gibt aber auch Unternehmen und Unternehmenseinheiten, die ausschließlich für das eigene Unternehmen arbeiten und deren Umsätze nicht sichtbar sind (z.B. Bosch). Die Leistungen dieser captiven Unternehmen liegen nicht vor und können dementsprechend nicht dargestellt werden. Würden die kaufmännischen sowie die häufig nicht sichtbaren captiven, also intern erbrachten FM-Services inkludiert, stiege das Marktvolumen sogar in den dreistelligen Milliardenbereich (Euro).

Der Dienstleistungsmarkt im Bereich Facility Services ist in den vergangenen Jahren weiter gewachsen und überstand auch die Finanzmarkt- und Wirtschaftskrise 2008/2009. Die 75 analysierten Unternehmen generierten 2011 zusammen einen Gesamtumsatz von 17,5 Milliarden Euro (2010: 16,5 Mrd. Euro). Das Wachstum betrug damit 2011 im Durchschnitt 5,6 Prozent (2010: 8,5%). Dies entspricht annähernd dem im Vorjahr für 2011 prognostizierten Wert von 6,0 Prozent. Für 2012 erwarten die untersuchten Anbieter ein Wachstum von 6,4 Prozent. Trotz Euro- und Schuldenkrise sowie einer schwachen globalen Konjunkturentwicklung gehen sie von einem konstant anhaltenden stabilen Wachstum aus: mittelfristig (2012-2017) soll der Gesamtumsatz um 6,6 Prozent p.a. und langfristig (2017-2020) um 6,5 Prozent p.a. wachsen.

2011 haben die 75 von Lünendonk analysierten Facility-Service-Dienstleister im Durchschnitt die Zahl ihrer Mitarbeiter um 4,7 Prozent erhöht (2010: +3,6%). Insgesamt beschäftigten die befragten Unternehmen in Deutschland im Jahr 2011 319.117 Mitarbeiter (2010: 304.708 Mitarbeiter). Dabei hatten sie durchschnittlich 4.255 Mitarbeiter (2010: 4.063 Mitarbeiter). Der Mittelwert wird allerdings von einigen wenigen großen Facility-Service-Unternehmen und -Konzernen nach oben gezogen.

Nachdem die untersuchten Unternehmen in den letzten Jahren ihren Umsatz mit infrastrukturellen Leistungen kontinuierlich ausbauen konnten (2010: 57,6%), unterschreitet dieser Wert 2011 mit 57,2 Prozent leicht den Vorjahreswert. Das „Technische Gebäudemanagement“ verlor im Vergleich zum Vorjahr (34,9%) um 4,2 Prozentpunkte und liegt 2011 bei 30,7 Prozent. Leistungsanteile hinzugewonnen haben das „Kaufmännische Gebäudemanagement“ (+1,6 Prozentpunkte) und die „Sonstigen Umsätze“ (+3,0 Prozentpunkte), die nicht den drei anderen Leistungsbereichen zugeordnet werden können. Mit den Anteilsverlusten des technischen und infrastrukturellen Gebäudemanagements hat sich der bisherige Trend – diese Dienstleistungen verstärkt nachzufragen – verlangsamt.

Hinsichtlich der Art der angebotenen Dienstleistungen lag – wie im Vorjahr – auch 2011 die „Gebäudereinigung“ mit 25,1 Prozent (2010: 24,8%) an der Spitze. Auf Platz zwei folgt das Themenfeld „Haus-/Produktionstechnik Immobilien“ mit 19,9 Prozent (2010: 20,0%). „Sicherheitsdienste“ landen erneut auf Platz drei (2011: 12,7%; 2010: 13,0%). Auf den anschließenden Positionen mit über 5 Prozent befinden sich „Catering/Restaurant/Kantinenbetrieb“ (8,4%) und „Produktionstechnik/Instandhaltung Produktion“ (6,4%).

Nach wie vor gilt der Marktsektor „Behörden, Öffentlicher Dienst“ (11,8%) als zweitwichtigster Kunde der Facility-Service-Anbieter – nach der Industrie (25,1%). Es folgen – ebenfalls wie im Jahr zuvor – das „Gesundheitswesen“ (11,1%) und die „Banken“ (10,7%). Mit ebenfalls über 5 Prozent landen die Marktsektoren „Handel“ (9,7%) und „Versicherungen“ (9,3%) auf den folgenden Rängen fünf und sechs.

Trotz erfreulicher Wachstumsprognosen stehen die Marktteilnehmer vor großen Herausforderungen. Gegenwärtig dominiert ein starker Druck auf Preise und Margen den deutschen Facility-Service-Markt. In dieser aktuellen Situation sieht sich die Branche mit der Frage konfrontiert, wie zukünftig mit dem Druck des Wettbewerbs über den Preis umgegangen werden soll, um auch zukünftig die Anforderungen der Kunden erfüllen zu können.

Von 2009 bis 2011 fanden im deutschen FM-Markt nur wenige bedeutende Fusionen und Übernahmen statt. Für Aufsehen am Markt sorgten vor allem 2010 die Akquisition der technischen Gebäudemanagementsparte von Hectas durch Hochtief sowie von Caverion durch YIT Germany sowie 2012 die Übernahme der Schubert Unternehmensgruppe durch Wisag. Eine Erklärung für die M&A-Zurückhaltung ist: Die Finanzmarkt- und Wirtschaftskrise belastete die Rücklagen der FM-Dienstleister. Die Anbieter warten erst größere Liquiditätsreserven ab, bevor sie wieder Akquisitionen ins Auge fassen. Die nach wie vor angespannte Lage an den Kapitalmärkten bezüglich der Verfügbarkeit von Finanzmitteln hemmt die Bereitschaft zu Übernahmen zusätzlich.

Strategie im Facilitymanagement

Die Ausrichtung des strategischen Facilitymanagements leitet sich direkt aus der jeweiligen Unternehmensstrategie ab.

Die Strategie bestimmt, in welchen Geschäftsfeldern ein Unternehmen tätig sein soll, wie der Wettbewerb in diesen Geschäftsfeldern zu bestreiten ist und was die langfristige Erfolgsbasis oder Kernkompetenz des Unternehmens darstellt.

Während in fast allen Unternehmensbereichen schon seit vielen Jahren Maßnahmen zur Strategieumsetzung getroffen werden, erfolgt dieses im Facilitymanagement nur unzureichend.

Dies zeigt, dass das Facilitymanagement erst in geringem Maße als strategische Ressource von den meisten Unternehmen erkannt wird, obwohl dadurch ein zunehmend erfolgskritischer Wettbewerbsfaktor latent vorhanden ist. Auch wird im Instrument der Wertkettenanalyse von Porter die Bedeutung der Liegenschaftsaktivitäten zur Erzielung von Wettbewerbsvorteilen nur unzureichend berücksichtigt.

Diese Vernachlässigung einer wertorientierten Betrachtung des Immobilienvermögens gerade in non-property-companies basiert auf der Unterschätzung seiner Relevanz auf den Gesamtunternehmenserfolg durch das Top-Management.

Die nachfolgenden Zahlen verdeutlichen jedoch den Stellenwert der Immobilien für den Unternehmenserfolg, welcher sich aus der enormen Kapitalbindung ergibt:

• Das Anlagevermögen von Industrieunternehmen besteht zu 30 bis 40 % aus Eigentum an Grund und Boden sowie Immobilien.
• Die immobilienbezogenen Kosten, bezogen auf die Bilanzsumme als Kennziffer, machen ca. 10 % aus.
• Nach den Personalkosten nehmen die Immobilienkosten den zweiten Platz der Ausgaben in der GuV ein.
• Bei Industrieunternehmen betragen die Immobilienkosten ca. 5 % des Umsatzes, bei Dienstleistungsunternehmen sogar 7 bis 9 %.

Das Top-Management, welches Immobilien als Teil der Unternehmensstrategie begreift und behandelt, kann durch einen aktiven und ergebnisorientierten Umgang mit ihnen einen positiven Beitrag zum Unternehmensergebnis erwirtschaften und so die Wettbewerbsfähigkeit steigern. Die Unternehmen erreichen dadurch einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

Deshalb ist die Bedeutung des Real-Estate-Facility-Managements auch und gerade für Non-property-Unternehmen so wichtig. Trotzdem verfügen die meisten Unternehmen noch nicht einmal über ein Informationssystem, das aktuelle, grundstücks- und gebäudebezogene Daten bereithält.

So ist das Erreichen jeglicher Ziele für ein Unternehmen an Strategien gebunden, welche Chancen und Risiken in sich bergen. Um die Unternehmensziele zu erreichen, externe Erwartungen zu erfüllen, effizient arbeiten und dauerhaft am Markt bestehen zu können, müssen Organisationen ihre Risiken kennen und aktiv durch ein Risikomanagement gestalten.

Risikomanagement ermöglicht die risikobewusste Steuerung der Geschäftsprozesse und sorgt dafür, dass sich das Topmanagement über die erkannten Gefahren hinaus aktiv mit der Zukunft des Unternehmens beschäftigt. Dies betrifft immer strategische, finanzielle, technische, infrastrukturelle, juristische und wirtschaftliche Aspekte.

Klar ist, dass es keine absolute Sicherheit gibt. Hat man jedoch mögliche Gefahren erkannt, ist man in der Lage sie zu vermeiden, durch personelle, technische und organisatorische Maßnahmen zu verringern oder auf ein wirtschaftlich tragbares Restrisiko zu reduzieren.

Risikomanagement trägt so zur Effizienz von Organisationen, Prozessen und Systemen im gesamten Unternehmen bei. Deshalb ist es notwendig das Facilitymanagement eines Unternehmens durch Risikomanagement zu ergänzen.

Operatives Management

Es kennzeichnet Maßnahmen aus allen Bewirtschaftungskernaufgaben einer Liegenschaft und beinhaltet Hauptteile des klassischen Gebäudemanagements, sieht das Gebäude jedoch aus ganzheitlicher Sicht über dessen gesamte Lebensdauer und Nutzungsbestimmung in Abstimmung mit der strategischen Unternehmensausrichtung.

Dabei ist zu unterscheiden in die einzelnen Sichtweisen: Die Eigentümersicht, die den Gebäudebetrieb zu garantieren hat und die Nutzersicht - alle Unternehmungen vom Singlehaushalt über Verwaltung, Produktion bis zum Altersheim. Die Eigentümersicht (ES) wird geprägt durch alle Leistungen des Immobilien- und Gebäudemanagements und die Nutzersicht (NS) durch die Organisation aller Bedarfe im Rahmen des Facilitymanagement rund um die Wertschöpfung, die in der jeweiligen Immobilie durchgeführt wird. Ist der Eigentümer = Nutzer integriert das Facilitymanagement das Immobilien- und Gebäudemanagement.

Hierfür werden verschiedene Bereiche, Aufgaben und Programme unterschieden.

• Das Kaufmännische Management stellt die Wirtschaftlichkeit des Gebäudebetriebes (ES) und des Arbeitsplatzbetriebs (NS) sicher und umfasst alle kaufmännischen Leistungen unter Beachtung der Immobilienökonomie (ES) und betriebswirtschaftlichen Ökonomie einer Unternehmung (NS).

• Das Technische Management umfasst Leistungen, die zum Betreiben und Bewirtschaften der baulichen, technischen Anlagen und Einrichtungen eines Gebäudes (ES) und der Bereitstellung des Arbeitsplatzes (NS) und deren Prozesse erforderlich sind.

• Das Infrastrukturelle Management erbringt und überwacht die bedarfsgerechten gebäudebezogenen (ES) und die wertschöpfungsunterstützenden (NS) Dienstleistungen.

• Querschnittsaufgaben stellen ihre Aktivitäten allen Kernbereichen zur Verfügung wie z.B. das Flächenmanagement welches so die Verwaltung und Nutzung von Flächen organisiert und eine ständige Flächenoptimierung bei Belegschafts-, Nutzungsänderungen, Neu- bzw. Umbaumaßnahmen durchführt.

Einen wichtigen Aspekt stellt die Betreiberverantwortung dar. Sie besteht gegenüber den Beschäftigten, der Umwelt, Dritten und Behörden. Der Facilitymanager ist für die Organisation und Durchführung verantwortlich. Zur Betreiberverantwortung gehört die Ergreifung von Schutzmaßnahmen im Betrieb, der Umweltschutz, die Verkehrssicherungspflicht und die Pflicht Behörden Auskunft zu erteilen.

Erläuterung

Man erkennt sehr schnell, dass die Priorität der Betrachtung je nach Autor variiert. So steht beispielsweise bei der Definition der German Facility Management Association (GEFMA) der Mensch als solches im Mittelpunkt der Betrachtungen, wohingegen Nävy den Schwerpunkt bei den Sachressourcen des Unternehmens sieht.

Diese teilweise unterschiedlichen Definitionsansätze sind für den einen oder anderen Kritiker des Facilitymanagements und die Frage nach der Daseinsberechtigung von FM mitverantwortlich – denn diese Uneinheitlichkeit ist für Kritiker ein scheinbares Indiz dafür, dass eine klare Abgrenzung zu anderen Management-Disziplinen fehlt und somit als ein eigenständiges Fachgebiet in Frage gestellt werden muss.

Betrachtet man jedoch die Gesamtheit der Definitionsansätze und bildet eine Art „kleinsten gemeinsamen Nenner“, erkennt man, dass es einige zentrale Komponenten gibt, die in mehr oder weniger starker oder zumindest sinngemäß gleicher Ausprägung von allen Autoren genannt werden:

• „strategisch“ (Facility-Management als ein langfristiges und zielgerichtetes Konzept)
• „innerhalb eines Unternehmen“ (statt lediglich starr auf nur ein einzelnes Gebäude/Immobilie bezogen)
• „Managementaufgabe“ (gleichwertig mit anderen Management-Disziplinen)
• „Supportprozess Nicht-Kernprozesse“ (Fokus der Betrachtungen liegt auf den nicht-wertschöpfenden Prozessen innerhalb eines Unternehmens)
• „Kernprozess“ (Fokus der Betrachtungen liegt auf den wertschöpfenden Prozessen, z.B. Vermietungsmanagement eines Wohnungsunternehmens)

Der Begriff des Facilitymanagements ist auch nicht gleichzusetzen mit dem Begriff des reinen Gebäudemanagement (DIN 32736). Gleichwohl beinhaltet FM diesen Bereich – man spricht dabei auch von der „operativen Komponente“ des Facilitymanagements:

Das operative Management beinhaltet die operative Umsetzung aller Aktivitäten, die auch bisher bei der Gebäudebewirtschaftung erforderlich waren. Das strategische Management beschäftigt sich dagegen mit den Managementaufgaben.

Auch die Frage nach dem „wer“ ist zu beantworten – soll das Facilitymanagement per Outsourcing an externe Anbieter abgegeben werden oder will man eine eigens dafür zuständige interne Instanz einrichten? Beide Varianten haben (wie bei allen Fragen zum Thema Outsourcing – ja oder nein?) sicherlich ihre Vor- und Nachteile und sind somit den individuellen Überlegungen und Vorlieben des jeweiligen Unternehmens überlassen.

Grundlagen

Normen und Standards

• EN 15221: Facility Management (sieben Teile)
• DIN 32736: Gebäudemanagement - Begriffe und Leistungen
• GEFMA Richtlinie 100-1 FM - Grundlagen
• GEFMA Richtlinie 100-2 FM - Leistungsspektrum.
• VDI 6009: Facility Management (zwei Teile)
• CRB/IFMA Schweiz Richtlinie ProLeMo – Prozess-/Leistungsmodell im Facility Management (2009). ISBN 978-3-7281-3214-7
• IFMA Schweiz: Lebenszykluskosten-Ermittlung von Immobilien, Broschüre und Anwendungstool mit 35 Excel-Tabellen. ISBN 978-3-7281-3364-9

Fachbestandteile

Von der GEFMA sind in den Richtlinien 600ff Berufsbilder im Facilitymanagement veröffentlicht worden.

Die fachlichen Bestandteile weisen folgende Struktur auf:

• Grundlagen
  • Naturwissenschaften/ Technik/ Informatik
  • Wirtschaftswissenschaften/ Management
• Kernfächer
  • technisches Management, vgl. u.a. auch Instandhaltung
  • kaufmännisches Management, vgl. u.a. auch Verwaltung
  • infrastrukturelles Management, vgl. u.a. auch Infrastruktur
  • Flächenmanagement (gem. DIN 32736)

Kompetenzbereiche

Aus Sicht der IFMA beschäftigt sich Facilitymanagement mit folgenden Kompetenzbereichen:

1. Betrieb & Instandhaltung
2. Immobilien & Liegenschaften
3. Mitarbeiter- & Umweltfaktoren
4. Planung & Projektmanagement
5. Facility Function
6. Finanzierung
7. Qualitätsbewertung & Innovation
8. Kommunikation
9. Technologie

Die IFMA Schweiz hat, basierend auf diesen Kompetenzbereichen, 2005 ebenfalls ein Berufsbild Facility-Manager veröffentlicht.

Aus- und Weiterbildung

Facilitymanagement kann in Deutschland sowohl an Universitäten als auch an Fachhochschulen sowie im Fernstudium in speziellen Studiengängen studiert werden. Darüber hinaus gibt es andere Studienfächer, etwa Bauingenieurwesen oder Architektur, in denen Facilitymanagement als Vertiefungsrichtung angeboten wird.

Des Weiteren werden die Inhalte von Facility Management auch in diversen Fortbildungsmaßnahmen gelehrt. Hierzu gehört die Seminarreihe zum Fachwirt für Gebäudemanagement (HWK), welche durch regionale Handwerkskammern angeboten wird. Anzumerken ist, dass Gebäudemanagement nicht mit Facility Management gleichzusetzen ist, da das Facility Management eine Instrument oder besser gesagt eine Zielsetzung darstellt, während man unter Gebäudemanagement das operative Geschäft versteht. Es ist also gleichzusetzen mit Facility Services-Leistungen, wie man heute die Umsetzung von Facility Management bezeichnet.

Technologie im FM

Derzeit werden folgende Aspekte der "Technologie" im Facilitymanagement bearbeitet. Diese Felder sind nicht abschließend, da sich die Gebiete ständig weiter entwickeln und im Sinne der FM-Definitionen zu den administrativen Aufgaben des Arbeitsplatzes gehören und diesen in seiner Wertschöpfung als Hilfsmittel unterstützen.

Als Information und Kommunikation - Informations- und Kommunikationstechnologien (IuK) wird im Facilitymanagement die Kommunikation - der Austausch von Information bezeichnet. IuK ist daher ein zusammenfassender Begriff für die menschlichen Fähigkeiten der Informationsverarbeitung und Kommunikation (Sprache, Schrift, Bild, Ton). In ihrer technisch mediatisierten Form als Informations- und Kommunikationstechnologien wird das Begriffspaar häufig auch unter der Abkürzung IKT verwendet.

Die Arbeitsplätze des Facilitymanagement selber werden zudem und u.a. unterstützt durch:

Als computer-aided facility management (CAFM), wird die Unterstützung des administrativen Facilitymanagements durch die Informationstechnik bezeichnet.

Als Gebäudeautomation (GA) bezeichnet man die Gesamtheit von Überwachungs-, Steuer-, Regel- und Optimierungseinrichtungen in Gebäuden im Rahmen des technischen Facilitymanagements. Ziel ist es Funktionsabläufe gewerkeübergreifend selbständig (automatisch), nach vorgegebenen Einstellwerten (Parametern) durchzuführen oder deren Bedienung bzw. Überwachung zu vereinfachen. Alle Sensoren, Aktoren, Bedienelemente, Verbraucher und andere technische Einheiten im Gebäude werden miteinander vernetzt. Abläufe können in Szenarien zusammengefasst werden. Kennzeichnendes Merkmal ist die dezentrale Anordnung der Steuerungseinheiten (DDC) sowie die durchgängige Vernetzung mittels eines Bussystems (in der Regel EIB/KNX bzw. bei Beleuchtung DALI).

Weiterhin gehören technische Ablagen für Safety, Sicherheit im Sinne der übergreifenden Betriebssicherheitsverordnung dazu, die u. a. unter dem Dach der Gebäudeleittechnik als Hilfs- und Steuerungssysteme vom Facilitymanagement innerhalb des Gebäudemanagement genutzt werden. siehe auch:

• Gebäudeautomation (GA),
• Brandmeldeanlage (BMA),
• Videotechnik (VT),
• Elektroakustische Anlage (ELA),
• u. v. m.

Diese haben ggf. Schnittstellen zum CAFM.

Dazu gehören auch

• alle technischen Vorrichtungen, die der Sicherheit dienen, siehe Sicherheit
• Technik für elektrische und elektronische Sicherheitssysteme, siehe Sicherheitssystem
• haustechnische Vorrichtungen, die der Gebäudesicherheit dienen, siehe Haustechnik
• in der Informationstechnologie die Methoden der Informationssicherheit

Organisationen, Verbände, Vereine

• Corenet Global Inc. Internationaler Fachverband für Corporate-Real-Estate-Management
• EuroFM: European facility management association
• IFMA International Facility Management Association. Besonderes Augenmerk wird auf das Thema qualifizierte Ausbildung gelegt (Kompetenzentwicklung).
• fmpro (schweizerischer verband für facility management und maintenance): fmpro setzt sich für die Bedürfnisse seinen Mitglieder in der ganzen Breite ein und fördert durch seine Aktivitäten den Stellenwert und das Verständnis für die FM-Branche in Wirtschaft und Öffentlichkeit.
• GEFMA (German Facility Management Association): Ein Schwerpunkt der Aktivitäten liegt bei der Erstellung von Richtlinien. Ein weiterer Schwerpunkt ist die Zertifizierung von qualifizierten Bildungsträgern für Facility Management.
• RealFM (Associacion for Real Estate and Facility Managers): Europäisch ausgerichteter Berufsverband für Real-Estate- und Facility-Manager. Im Mittelpunkt der Aktivitäten stehen die Verknüpfung der Aufgaben von Immobilien- und Facility Management sowie die Gestaltung der Schnittstellen zwischen allen an diesen Prozessen Beteiligten.
• VBI (Verband Beratender Ingenieure, Berlin): Erarbeitung der AHO Nr. 16 "Facility Management Consulting", in der aktuellen 3. Auflage (Bundesanzeiger- Verlag).
• CoreNet Global: Globaler Fachverband der Corporate-Real-Estate-Manager
• FM-ARENA: Schweizer Facility Management Verein

Literatur

• Hans-Dieter Lochmann, Rainer Köllgen (Hrsg.): Facility Management. Strategisches Immobilienmanagement in der Praxis. Gabler, Wiesbaden 1998, ISBN 3-409-18860-6.
• Erich Staudt/Prof. Dr. Bernd Kriegesmann/Markus Thomzik: Facility Management - Der Kampf um Marktanteile beginnt, F.A.Z.-Verlag 1999, ISBN 3-933180-13-9.
• Jens Nävy, Wolfgang Löwen: Facility Management. Grundlagen, Computerunterstützung, Systemeinführung, Anwendungsbeispiele. 3. Auflage. Springer, Heidelberg 2000, ISBN 3-540-44167-0.
• Markus Thomzik: Rationalisierungspotentiale von Systemleistungen dargestellt am Beispiel von Facility Management-Konzeptes, Bochum 2002, ISBN 3-928854-20-8.
• Hermann Schneider: Facility Management / planen - einführen - nutzen, 2. Auflage. Schäffer-Poeschel, Stuttgart 2004, ISBN 3-7910-2314-4.
• Martin Soboll: Beschaffungsmarketing für Facility-Management-Dienstleistungen, Göttingen 2004, ISBN 3-925327-75-4.
• Michael May: IT im Facility Management erfolgreich einsetzen - Das CAFM Handbuch, Springer Verlag 2004, ISBN 3-540-04759-X.
• Michaela Hellerforth: Handbuch Facility Management für Immobilienunternehmen, Springer-Verlag Berlin Heidelberg 2006, ISBN 3-540-32196-9.
• Sebastian Hölzlein: Marktstudie - Qualitätssicherung im Facility Management , QM Research 2006/2007, Alpha FM - Bamberg 2006.
• Hans-Peter Braun: Facility Management. Erfolg in der Immobilienbewirtschaftung. 5. Auflage. Heidelberg 2007, ISBN 978-3-540-34701-9.
• Volker Rausch: Facility Management in kulturhistorischen Immobilien. VDM-Verlag Saarbrücken 2010, ISBN 978-3-639-24125-9.
• Thomzik, M./Striewe, F./Knickmeyer, A.: Die volkswirtschaftliche Bedeutung des Facility Management, hrsg. von IAI und GEFMA, Bochum 2010.
• Volker Rausch: Corporate Primary Process Support: Ein Prozess zur Verbesserung der Kommunikation zwischen betrieblichen Prozessen in Produktionsunternehmen auf der Grundlage des Facility Managements. SVH Verlag - Saarbrücken, 2010, ISBN 978-3-8381-1634-1.
• Dieter Pfister: Raum - Atmosphäre - Nachhaltigkeit. Emotionale und kulturelle Aspekte der sozialen Nachhaltigkeit des Bauens, des Immobilienmarketings und der Gebäudebewirtschaftung, Basel 2011, ISBN 978-3-906129-75-4.
• Dieter Pfister: Atmospheric Design. Zur Bedeutung von Atmosphäre und Design für eine sozial nachhaltige Raumgestaltung, Basel 2013, ISBN 978-3-906129-84-6.

Weblinks

Wiktionary: Facilitymanagement – Bedeutungserklärungen, Wortherkunft, Synonyme, Übersetzungen

 Commons: Property and facility management – Sammlung von Bildern, Videos und Audiodateien

• Links zum Thema Facility Management im Wikipedia:de:Open Directory Project

• Holger Knuf: Alles wird gut! Die aktuellen Entwicklungen im FM (PDF-Datei; 2,00 MB)
• GEFMA e.V./RealFM e.V.: Der Facility Manager – ein vielseitiges Berufsbild. Das Berufsbild des Facility Managers in Deutschland. In: Facility Management 3/2007. (PDF; 1,33 MB)
• Liste der führenden Facility-Service-Unternehmen in Deutschland 2011 (PDF; 245 kB) nach Lünendonk